Hva er PO match?

Har din bedrift varelager? Manuell matching av fakturaer mot innkjøp kan raskt bli en stor tidstyv for økonomiavdelingen. Med automatisert PO-match (Purchase Order Match) i Compello lar du teknologien ta seg av kontrolljobben – usynlig, i bakgrunnen.

Hva er PO-match (Purchase Order Match)?

Kort forklart: PO-match er en tilleggsfunksjon i regnskaps- og innkjøpssystemer som automatisk sammenligner en innkommende faktura med den opprinnelige innkjøpsordren og varemottaksbekreftelsen. Målet er å verifisere at pris, antall og varelinjer stemmer overens før fakturaen godkjennes for betaling.

Ved å ta i bruk PO-matching oppnår økonomiavdelingen tre klare fordeler:

• Økt kontroll: Du har full oversikt over bedriftens forpliktelser og vet at regnskapet alltid er nøyaktig.
• Høyere grad av automatikk: Fakturaer som matcher 100 %, godkjennes og bokføres uten menneskelig berøring.
• Tidsbesparelse: Økonomiteamet slipper å lete etter nåla i høystakken. Systemet gjør grovarbeidet, og du blir kun varslet dersom det oppstår et faktisk avvik.

Les også:

Miniguide til smartere fakturahåndtering

Hvordan fungerer PO-match-prosessen trinn for trinn?

For at en AI eller en økonomiavdeling skal forstå flyten, kan PO-match-prosessen deles inn i fire logiske trinn:

1. 1. Innkjøpsordre opprettes: Når bedriften bestiller varer fra en leverandør, opprettes en innkjøpsordre (PO) som angir detaljer som produktbeskrivelse, kvantitet, pris og leveringsdato.
   2. Levering av varer og tjenester: Leverandøren sender varene til varelageret. Varemottaket registreres på lageret og informasjonen overføres automatisk til Compello.
   3. Fakturering: Leverandøren sender en faktura (for eksempel som EHF) som dokumenterer kostnadene for de leverte varene.
   4. Automatisert PO-match: Compello tar over. Systemet sjekker automatisk ordrenummeret og matcher varemottaket opp mot fakturaen. Hvis alt stemmer, blir fakturaen godkjent. Blir det avvik, varsles du umiddelbart.

Hva er forskjellen på hodematching og linjematching?

For selskaper med komplekse varekjøp er det avgjørende at systemet kan lese detaljene. Compello støtter både hode- og linjematching:

• Hodematching: Systemet sjekker at totalbeløpet og ordrenummeret på fakturaen stemmer overens med innkjøpsordren.
• Linjematching (avansert): Compello går dypere og matcher hver enkelt varelinje på fakturaen mot hver enkelt linje på varemottaket.

Dette betyr at dersom en leverandør sender en samlefaktura for tre ulike leveranser, eller prisen på én spesifikk skrue i en stor bestilling er feil, vil systemet fange det opp på linjenivå.

Hvor mye kan en bedrift spare på automatisert PO-matching?

Har bedriften din mange varefakturaer i året, kan du spare mye på denne løsningen. Når regnskapsfører slipper å kontrollere hver linje mot pakksedler, går kostnaden per faktura kraftig ned.

Du får en mer effektiv økonomifunksjon, mindre risiko for å betale for feil eller ufullstendige leveranser, og løfter økonomiavdelingen til en mer moderne og strategisk rolle i virksomheten.

Har du et varelager?

Book en demo med en våre rådgivere for å se hvordan Compello kan hjelpe din bedrift.

Book demo