Visste du at det er fullt mulig for bedriften din å motta, kontere og godkjenne en faktura - uten at noen hender tar i den? Løsningen ligger i et godt fakturasystem. Vi har laget en liste med kjennetegn vi mener burde være på plass for at du skal få en enklere fakturagodkjenning.
Å godkjenne en faktura høres kanskje enkelt ut, men mange norske bedrifter bruker mye tid på å behandle innkommende fakturaer manuelt. I følge Vismas digitale indeks fra 2019 behandlet 47% av bedriftene mottak av fakturaer manuelt, 52% førte reiseregninger manuelt og 29% godkjenner fakturaer manuelt.
Dessverre er dette fortsatt et stort problem.
Fakturagodkjenning er en prosess som består av flere trinn:
- Mottak
- Skanning av faktura
- Tolkning av faktura (OCR)
- Valg av kostnadssted, avdeling eller prosjekt
- Intern distribusjon
- Godkjenning av faktura
- Bilagsføring
- Arkivering
Spar tid med automatisering
Alle bedrifter som mottar mange innkommende fakturaer kan spare mye tid på å automatisere fakturagodkjenningen. I følge Kommunal- og moderniseringsdepartementet sparer du minst 25 minutter per papirfaktura og 12 minutter per pdf faktura fra mottak til ferdig behandlet.
Alle bedrifter vil ha nytte av automatisering, og det finnes tjenester som dekker alle størrelser og behov. Bedrifter med disse kjennetegnene kan spare spesielt mye tid på å automatisere fakturagodkjenningen med Compello:
- Bedrifter med kompliserte prosjekter med mange leverandører og underleverandører. En faktura fordeles ofte på mange rader og i verste fall opp til hundre, hvor kanskje alle radene konteres ulikt. Jo mer manuelt, desto mer arbeidskrevende og flere tastefeil kan oppstå. Sannsynligvis er ikke arbeidet spesielt givende for dem som utfører det heller.
- Bedrifter som behandler mange reiseregninger og utlegg. Når medarbeiderne kan ta bilde av kvitteringen og sende gjennom en app, istedenfor å fylle ut skjemaer og sende inn papirkvitteringer, reduserer dette både tid, frustrasjon og rom for feil.
Hva kjennetegner et system som gir enkel fakturagodkjenning?
For å spare mest mulig tid på godkjenning av fakturaer og reiseregninger bør systemet ditt ha disse kjennetegnene:
- Automatisk bilagsføring på koststed, prosjekt og kontonummer
- Mulighet til å godkjenne fakturaer på mobilen
- Mulighet til å håndtere faktura og andre bilag som reiseregninger
- App for reiseregning og kjørebok som er integrert i programmet for fakturagodkjenning
- Påminnelse ved forfall av faktura
- Mulighet til å sette opp automatiske regler for godkjenningsflyt
- Oversikt og kontroll med et digitalt arkiv
Bruker bedriften din mye tid på å behandle fakturaer manuelt?
Vi i Compello har hjulpet flere 100 norske bedrifter med å automatisere fakturaflyten.
Klar for en prat?
Er du usikker på om vi passer akkurat dine behov? Avtal en uforpliktende prat med en av våre konsulenter.
