Hvorfor er en god rutine for fakturagodkjenning viktig?
Å godkjenne en faktura er mer enn bare en signatur. Det er en bekreftelse på at en vare eller tjeneste er mottatt som avtalt, og at bedriften er forpliktet til å betale. En solid godkjenningsprosess er avgjørende for sunn økonomistyring. Den sikrer at kun legitime og korrekte fakturaer blir betalt, gir forutsigbarhet i likviditeten, og forhindrer forsinkelsesgebyrer og unødvendige kostnader.
Uten en strukturert rutine kan fakturaer bli liggende, glemt eller i verste fall borte. Dette skaper flaskehalser, belaster regnskapsavdelingen unødvendig og kan skade forholdet til leverandørene. La oss se på hvordan du kan bygge en prosess som fungerer.
Hva betyr det egentlig å godkjenne en faktura?
Prosessen kan deles inn i noen kjerneområder, uavhengig av om den er manuell eller digital:
- Mottak og kontroll: Fakturaen mottas og kontrolleres for å sikre at den er korrekt. Stemmer leverandør, beløp, og er varene eller tjenestene levert som forventet?
- Kontering: Kostnaden fordeles på riktig avdeling, prosjekt eller konto i regnskapet. Dette er avgjørende for korrekt budsjettoppfølging og rapportering.
- Godkjenning: Den personen med budsjettansvar, for eksempel en avdelingsleder, godkjenner kostnaden.
- Bokføring og betaling: Etter endelig godkjenning blir fakturaen bokført og lagt til betaling.
Utfordringer med en manuell godkjenningsprosess
Mange bedrifter håndterer fortsatt fakturaer manuelt, enten på papir eller via e-post. Dette medfører ofte en rekke utfordringer:
- Fakturaer på avveie: En fysisk faktura kan lett forsvinne i en bunke papirer på et skrivebord.
- Tidkrevende prosess: Det tar tid å videresende e-poster, purre på godkjennere og manuelt oppdatere status.
- Manglende oversikt: Det er vanskelig for regnskapsavdelingen å vite hvor en faktura befinner seg i flyten.
- Flaskehalser ved fravær: Hvis en godkjenner er syk eller på reise, stopper hele prosessen opp.
- Risiko for purringer: Forsinkelser fører ofte til purregebyrer og unødvendige ekstrakostnader.
Slik effektiviserer du prosessen med digitale verktøy
Heldigvis kan teknologi løse disse utfordringene. Ved å digitalisere og automatisere fakturaprosessen kan du spare tid, redusere feil og få full kontroll. I Compello gjøres dette gjennom smarte funksjoner som forenkler hverdagen.
1. Etabler en automatisert godkjenningsflyt
Kjernen i en effektiv prosess er en digital godkjenningsflyt. I stedet for å sende fakturaer manuelt, kan du sette opp regler som automatisk sender fakturaen til riktig person. Reglene kan baseres på for eksempel beløp, leverandør, avdeling eller prosjekt. Systemet sørger for at fakturaen alltid er i bevegelse, og hvis en godkjenner er fraværende, kan den automatisk videresendes til en stedfortreder.
2. Godkjenn fakturaer uansett hvor du er
Ledere og godkjennere er ofte på farten. Med Compello sin mobilapp trenger ikke fakturaer å vente. Godkjenneren mottar et varsel på telefonen og kan enkelt åpne, kontrollere og behandle fakturaen med noen få trykk – enten de er på reise, hjemmekontor eller mellom møter. Dette reduserer behandlingstiden dramatisk og sikrer at regninger blir betalt i tide.
3. Samle all kommunikasjon på ett sted
Er det spørsmål til en faktura? I stedet for å starte en lang e-posttråd, kan du bruke kommentarfeltet direkte i systemet. Her kan regnskapsmedarbeidere og godkjennere stille spørsmål og gi avklaringer. All dialog lagres sammen med fakturaen, noe som skaper en komplett og sporbar historikk. Dette er ikke bare effektivt, men også svært verdifullt ved en eventuell revisjon.
.jpg?width=256&name=_DSC4739%20(1).jpg)
En moderne og effektiv godkjenningsprosess
Ved å flytte fakturagodkjenningen over i et digitalt system som Compello, transformerer du en tidkrevende manuell oppgave til en smidig og kontrollert prosess. Du frigjør tid for både regnskapsavdelingen og godkjennerne, samtidig som bedriften får bedre økonomisk oversikt og kontroll.
Vil du ta en prat?
Er du usikker på om vi passer akkurat dine behov? Du kan avtale en uforpliktende demo med av våre rådgivere.
