En faktura går igenom flera steg från mottagande till arkivering eller betalning. Förr var detta en tidskrävande process som till stor del bestod av manuell hantering. I den här artikeln går vi igenom fakturans livscykel idag, från import till ERP-systemet för bokföring och betalning.
Idag genereras fakturor automatiskt, distribueras elektroniskt och behandlas med digitalt godkännande. Betalningar sker elektroniskt, uppföljningen är automatiserad och fakturorna lagras digitalt för enkel åtkomst. En effektiv fakturahantering är avgörande för den finansiella verksamheten i dagens organisationer.
Vi utforskar fakturans livscykel i ett ERP-system, från mottagning till export, och hur automatisering kan effektivisera processen.
Kvitto/Import
Livscykeln börjar med att ta emot eller importera fakturor i olika format, t.ex. EHF, PDF eller traditionellt papper. Digitala fakturor kan importeras direkt, medan pappersfakturor måste skannas och digitaliseras för att bli en del av det digitala arbetsflödet.
Registrering och validering
Nästa steg är registrering och validering. System som Compello använder OCR-teknik eller EHF-standarder för att läsa och tolka fakturainformationen. Nyckelelement som leverantörsinformation, belopp och referenser kontrolleras för att säkerställa att de är korrekta.
Kategorisering och allokering
Efter registrering kategoriseras fakturorna efter kostnadstyp eller projekt och tilldelas rätt person eller avdelning för godkännande. På så sätt säkerställs att rätt team granskar fakturan i enlighet med interna rutiner.
Flöde för godkännande
Godkännandeprocessen följer ett fördefinierat arbetsflöde där ansvariga parter granskar och godkänner fakturan. Avvikelser, som prisskillnader eller saknade referenser, hanteras i detta skede.
Fakturagodkännandet är nu effektivare med automatisk sändning via webb eller app. Godkännarna får e-postaviseringar och påminnelser kan ställas in för ett bättre arbetsflöde. Ersättare kan ta över vid frånvaro, parallellt godkännande möjliggör samtidiga godkännanden och seriegodkännande prioriterar verifikationer. Varningar håller dig uppdaterad, beloppsgränser kan ställas in och användarnivåer anpassar rättigheterna för varje användare.
Matchningsprocess
För att säkerställa att fakturorna är korrekta matchas de automatiskt mot inköpsorder (PO-matchning). Detta bekräftar att mottagna varor eller tjänster stämmer överens med innehållet i fakturan, vilket är avgörande för korrekt hantering.
Säkerhetskontroller och verifieringskedjor
Efterlevnad är centralt för fakturahanteringen, med krav på intern och extern reglering, inklusive momsspecifikationer. Alla aktiviteter dokumenteras i en komplett verifieringskedja för framtida utvärderingar.
Bokföring och export
När en faktura har godkänts bokförs den i ekonomisystemet och exporteras till ERP-systemet för vidare bearbetning, t.ex. betalningar och bokföring. På så sätt säkerställs att alla ekonomiska aspekter hanteras centralt.
Arkivering
Slutligen arkiveras fakturorna digitalt i enlighet med lagstadgade krav, vilket ger enkel åtkomst för framtida revisioner eller förfrågningar.
Fördelarna med automatisering
Automatiserade system som Compello minskar manuella arbetsuppgifter, minimerar fel och ger en realtidsöversikt över fakturastatus. Detta ökar effektiviteten, säkerställer korrekt hantering och gör det möjligt för företag att agera flexibelt på en alltmer konkurrensutsatt marknad.
Med en förståelse för fakturans livscykel och fördelarna med automatisering kan organisationer avsevärt förbättra sin ekonomihantering och få bättre kontroll över de finansiella processerna.
Nyfiken?
Kolla in Compello själv på 2 minuter med vår interaktiva demo!
