En faktura gennemgår flere faser fra modtagelse til arkivering eller betaling. Tidligere var det en tidskrævende proces, som i høj grad bestod af manuel håndtering. I denne artikel udforsker vi fakturaens livscyklus i dag fra import til ERP-systemet til bogføring og betaling.
I dag genereres fakturaer automatisk, distribueres elektronisk og behandles med digital godkendelse. Betalingerne er elektroniske, opfølgningen er automatiseret, og fakturaerne opbevares digitalt, så de er nemme at få adgang til. Effektiv fakturahåndtering er afgørende for organisationers økonomiske drift i dag.
Vi undersøger fakturaens livscyklus i et ERP-system, fra modtagelse til eksport, og hvordan automatisering kan strømline processen.
Modtagelse/Import
Livscyklussen starter med modtagelse eller import af fakturaer i forskellige formater som EHF, PDF eller traditionelt papir. Digitale fakturaer kan importeres direkte, mens papirfakturaer skal scannes og digitaliseres for at blive en del af det digitale workflow.
Registrering og validering
Næste skridt er registrering og validering. Systemer som Compello bruger OCR-teknologi eller EHF-standarder til at læse og fortolke fakturaoplysningerne. Nøgleelementer som leverandøroplysninger, beløb og referencer kontrolleres for nøjagtighed.
Kategorisering og allokering
Efter registrering kategoriseres fakturaer efter omkostningstype eller projekt og tildeles den rette person eller afdeling til godkendelse. Det sikrer, at det rigtige team gennemgår fakturaen i overensstemmelse med interne procedurer.
Godkendelsesflow
Godkendelsesprocessen følger et foruddefineret workflow, hvor den ansvarlige person gennemgår og godkender fakturaen. Afvigelser, som f.eks. prisforskelle eller manglende referencer, håndteres i denne fase.
Fakturagodkendelse er nu mere effektiv med automatisk afsendelse via web eller app. Godkendere modtager e-mail-advarsler, og der kan oprettes påmindelser for et bedre workflow. Stedfortrædere kan tage over i tilfælde af fravær, parallel godkendelse giver mulighed for samtidig godkendelse, og seriel godkendelse prioriterer bilag. Advarsler holder dig opdateret, beløbsgrænser kan indstilles, og brugerniveauer tilpasser rettighederne for hver enkelt bruger.
Matchende proces
For at sikre nøjagtighed matches fakturaer automatisk med indkøbsordrer (PO-matching). Det bekræfter, at de modtagne varer eller tjenesteydelser stemmer overens med fakturaens indhold, hvilket er afgørende for korrekt behandling.
Sikkerhedstjek og revisionsspor
Compliance er centralt for fakturabehandling med krav til intern og ekstern regulering, herunder momsspecifikationer. Alle aktiviteter dokumenteres i et komplet revisionsspor til brug for fremtidige evalueringer.
Bogføring og eksport
Når en faktura er godkendt, bogføres den i økonomisystemet og eksporteres til ERP-systemet til videre behandling, f.eks. betalinger og bogføring. Dette sikrer, at alle økonomiske aspekter håndteres centralt.
Arkivering
Endelig arkiveres fakturaerne digitalt i overensstemmelse med lovkravene, hvilket giver nem adgang til fremtidige revisioner eller forespørgsler.
Fordele ved automatisering
Automatiserede systemer som Compello reducerer manuelle opgaver, minimerer fejl og giver et overblik over fakturastatus i realtid. Det øger effektiviteten, sikrer korrekt behandling og gør det muligt for organisationer at fungere gnidningsløst på et stadig mere konkurrencepræget marked.
Med en forståelse af fakturaens livscyklus og fordelene ved automatisering kan organisationer forbedre deres økonomistyring betydeligt og få bedre kontrol over de finansielle processer.
Nysgerrig?
Tjek Compello ud selv på 2 minutter med vores interaktive demo!
