Automatisering is king! Manuell behandling av store mengder fakturaer tar tid, gir rom for feil og kan bli kostbart. Men hva om automatiske løsninger kunne ta seg av de tyngste oppgavene – usynlig, i bakgrunnen?
For mellomstore og store bedrifter er effektivisering av fakturabehandlingen ikke lenger et valg – det er en nødvendighet for å opprettholde kontroll og lønnsomhet.
La oss se nærmere på tre av de kraftigste, automatiserte funksjonene som transformerer økonomiavdelinger fra reaktive til proaktive.
1. Automatisert referansesjekk:
Referansesjekk er en kraftfull motor for automatisering som markant reduserer manuelle oppgaver. Ved å hente informasjon fra flere kilder og bruke den til å styre fakturaen, oppnår dere en langt mer effektiv og presis arbeidsflyt.
- Høyere treffrate, mindre arbeid: Systemet øker sannsynligheten for treff på referanser, noe som betyr færre manuelle undersøkelser og korrigeringer for den som behandler fakturaen.
- Total fleksibilitet i datakilder: Referanseverdier er ikke låst til ett system. De kan overføres fra Compello, ERP-systemet, eller ethvert annet datagrunnlag kunden bruker, som for eksempel et HRM-system eller andre databaser.
- Intelligent, regelbasert flyt: Når en referanse gjenkjennes, kan fakturaen automatisk følge en forhåndsdefinert flyt. Dette kan innebære at den sendes direkte til riktig godkjenner eller blir koblet mot korrekt kostnadsbærer, helt uten manuell inngripen.
- Bruk all informasjon som referanse: Styrken ligger i at hva som helst på fakturaen kan brukes som en referanse – enten det er verdier, spesifikke beskrivelser eller adresser.
Verdien for deg:
- Redusert risiko: Minimerer faren for svindel og feilutbetalinger.
- Økt effektivitet: Fjerner behovet for manuelle stikkprøver og kontroller.
- Bedre datakvalitet: Sikrer at leverandørdataene i systemet er korrekte.
2. Perfekt match: PO-matching på hode- og linjenivå
Med automatisk PO-matching trenger du kun å bruke tid på avvikene, ikke på fakturaene som stemmer. Vi matcher helt ned på linjenivå for å sikre at dere betaler for nøyaktig det dere har mottatt.
- Automatisk import: Modulen henter kontinuerlig åpne innkjøpsordrer og varemottak fra deres innkjøps- eller ERP-system, slik at datagrunnlaget alltid er oppdatert.
- Presis matching på linjenivå: For EHF-fakturaer og andre tolkede formater leser systemet hver varelinje. Det kontrollerer at antall, pris og vare stemmer nøyaktig med innkjøpsordre og varemottak.
- Fleksibel matching på hodenivå: Hvis en faktura mangler varelinjer, sammenlignes totalbeløpet med den samlede verdien av varemottakene. Er summen innenfor definerte toleransegrenser, blir fakturaen godkjent.
- Effektiv avvikshåndtering: Kun fakturaer med avvik som ikke kan matches automatisk, blir sendt til deg for en rask og enkel manuell avklaring.
Verdien for deg:
- Total kontroll: Sikrer at dere kun betaler for det dere har bestilt og mottatt.
- Enorm tidsbesparelse: Frigjør regnskapsmedarbeidere fra tidkrevende avstemming.
- Raskere omløpstid: Fakturaer blir behandlet og godkjent på rekordtid, noe som gir bedre leverandørrelasjoner.
3. Autokontering for repetitive fakturaer
Enhver økonomiavdeling kjenner dem godt: fakturaene som dukker opp hver måned med samme beløp fra samme leverandør. Husleie, programvarelisenser, strøm, kaffeavtaler – listen er lang.
La kunstig intelligens og smarte regler håndtere de repeterende fakturaene, slik at du kan bruke tiden din på viktigere oppgaver. Autokontering automatiserer bokføringen for å spare tid, redusere feil og kutte kostnader.
- Automatisk gjenkjenning: Når en faktura (f.eks. EHF) importeres, sjekker modulen umiddelbart informasjon som leverandør og dokumenttype for å identifisere den som en repetitiv faktura.
- Intelligente forslag: I stedet for at du må finne riktig konto selv, foreslår systemet hvor fakturaen skal bokføres. Systemet lærer av dine valg, slik at prosessen blir raskere og mer nøyaktig over tid.
- Økt effektivitet og kontroll: Ved å automatisere rutinepreget kontering frigjør du verdifull tid, minimerer risikoen for manuelle feil og får en mer forutsigbar og kontrollert økonomisk oversikt.
Verdien for deg:
- Mer effektiv: Reduserer manuell datainntasting dramatisk.
- Konsistent kontering: Sikrer at like kostnader alltid blir ført på riktig konto.
- Redusert risiko for feil: Menneskelig tasting og punching er en stor risiko. La automatiseringen ta seg av det, og unngå feil!
La de usynlige heltene gjøre jobben
Ut i fra ditt behov, vil du med disse funksjonene kunne øke automatiseringsgraden betraktelig. Resultatet er ikke bare sparte kostnader og redusert risiko, men også en mer strategisk og verdiskapende rolle for regnskapsfører og CFO.
Kontrollen øker, prosessene blir raskere, og de ansatte kan fokusere på det de er best på: å forvalte bedriftens økonomi.
Nysgjerrig?
Book en uforpliktende demo med en av våre rådgivere.
