Tilleggsmodulen alle med varelager trenger

Håndtering av innkjøpsfakturaer er en av de mest tidkrevende oppgavene i økonomiavdelingen. Nå ser fremtiden for PO-match lovende ut takket være automatisering og kunstig intelligens.

Tilleggsmodulen alle med varelager trenger

PO-Match, eller "Purchase Order Matching," er en viktig prosess hvor innkjøpsfakturaer fra leverandører matches mot de opprinnelige innkjøpsordrene. Målet er å sikre at det som ble bestilt, er det som faktisk ble mottatt og til slutt fakturert.

Denne prosessen kan utføres både på hode- og linjenivå, og Compello's PO-Match modul gjør det enkelt og effektivt.

Slik fungerer det:

1. Dataimport: Systemet importerer åpne innkjøpsordrer og tilknyttede varemottak fra ditt innkjøps- eller ERP-system, slik at alt er klart for matching.
2. Automatisk matching: Ved mottak av en faktura sammenlignes ordrenummeret automatisk med eksisterende innkjøpsordrer for å finne en match.
3. Varelinjelesing: For fakturaer mottatt som EHF, eller gjennom vår fakturamottakstjeneste, analyserer systemet hver varelinje for en nøyaktig match.
4. Hodematching: Når spesifikk varelinjeinformasjon mangler, matcher systemet fakturaen basert på det totale fakturabeløpet sammenlignet med de mottatte ordrelinjene.
5. Manuell håndtering: Ved avvik tillater systemet manuell søk og matching mot relevante ordrelinjer for fullstendig kontroll.

PO-Match gir deg nøyaktighet og kontroll

PO-Match er spesielt relevant for bedrifter som ønsker å sikre nøyaktighet i regnskapet, unngå overfakturering og feilprising, og opprettholde full kontroll over innkjøpsprosessene.

5 Fordeler ved å ta i bruk PO-Match:

1. Automatisering av innkjøpsprosessen: PO-Match automatiserer prosessen med å matche innkjøpsordrer (PO) med fakturaer og leveranser. Dette reduserer manuell innsats og feil, og øker nøyaktigheten og hastigheten i behandlingen av innkjøpsordrer.
2. Sikre at innkjøpsavtalene blir fulgt: PO-Match bidrar til å sikre at innkjøp gjøres i henhold til avtalte vilkår og priser. Ved å matche fakturaer mot innkjøpsordrer og kontrakter, kan man identifisere avvik og unngå feilfakturering eller overbetaling.
3. Forbedre økonomisk kontroll: PO-Match forbedrer økonomisk kontroll ved å sikre at fakturaer matches mot gyldige innkjøpsordrer og at priser og kvantiteter er riktige. Dette forhindrer overbetalinger, dobbeltbetalinger eller betaling for varer som ikke er bestilt.
4. Effektivisere innkjøpsprosessen: Ved å bruke PO-Match kan innkjøpsprosessen effektiviseres ved å automatisere kontrollen av fakturaer mot innkjøpsordrer og motta varsler om eventuelle avvik. Dette reduserer tiden og ressursene brukt på manuelle kontroller og administrasjon av innkjøpsprosessen.
5. Bedre rapportering og analyse: PO-Match gir bedre innsikt i innkjøpsdata og mulighet til å utføre analyser for å identifisere mønstre, trender og avvik. Dette bidrar til informerte beslutninger om innkjøp, forbedrer forsyningskjeden og muliggjør bedre forhandlinger med leverandører

Tradisjonelt sett må en ansatt manuelt sammenligne innkjøpsordren, mottaksdokumentet og fakturaen for å sikre at alle tre dokumentene stemmer overens. Stemmer mengden og prisen? Har varene blitt mottatt som beskrevet i mottaksdokumentet? Hvis det er avvik, må det undersøkes og løses manuelt, noe som kan innebære kontakt med leverandører for å avklare feil eller uoverensstemmelser. Dette kan føre til unøyaktige betalinger, forsinkelser og økte kostnader.

Ved å automatisere PO matchingen får du en mer effektiv og nøyaktig prosess. 

Integrasjoner

Compello tilbyr avanserte automatiseringsverktøy som kan hjelpe din bedrift med å oppnå disse fordelene og forbedre fakturahåndteringen.

Start din automatiseringsreise i dag og opplev forskjellen!

Har du et varelager?

Jeg viser deg PO og andre funksjoner i en kort demo.

Book demo