I en bransje med tøffe marginer teller hver kilometer. Men har du full kontroll på kostnader per bil? For deg som jobber med fakturahåndteringen kan detektivarbeidet med å knytte riktig faktura til riktig kjøretøy være en enorm tidstyv. Slik løser du det med automatisering.
Et kjent scenario: En samlefaktura fra et verksted dukker opp i innboksen. Den gjelder tre forskjellige lastebiler, litt olje, noen nye dekk og en EU-kontroll. For regnskapssjefen betyr det ofte en tidkrevende, manuell runde: Hvilken bil skal ha hvilken kostnad?
Uten gode systemer ender man ofte med å føre kostnadene generelt, eller man bruker timer på å splitte linjer manuelt. Resultatet? Du mister den verdifulle innsikten i lønnsomheten per bil (dimensjon), og økonomiavdelingen drukner i unødvendig arbeid.
Heldigvis finnes det en smartere vei. Ved å la teknologien ta seg av "grovjobben", kan du gå fra manuelt kaos til full kontroll.
Her er tre nøkkelfunksjoner som revolusjonerer hverdagen for transport- og logistikkbedrifter:
1. Referansesjekk: Slutt på detektivarbeidet
Dette er nøkkelen for å løse utfordringen med kostnadsfordeling på for eksempel biler du har i flåten.
I stedet for at du må lete med lupe etter registreringsnummer eller interne bil-ID-er i fritekstfeltet på fakturaen, gjør Compello dette for deg.
- Slik fungerer det: Systemet skanner automatisk fakturaen for kjente referanser (f.eks. bilnummer som "AB12345" eller prosjektnummer).
- Gevinsten: Når systemet finner en match, kobles fakturaen automatisk til riktig dimensjon (bil). Du får kostnaden plassert nøyaktig der den hører hjemme, helt uten manuell innblanding. Det gir deg datagrunnlaget du trenger for å se hvilke ruter og biler som faktisk er lønnsomme.
2. Autokontering: La maskinen ta seg av rutinejobben
Når bilen er identifisert, gjenstår selve bokføringen. Drivstoff, bompenger, verkstedregninger og leieavtaler – volumet i logistikkbransjen er enormt, men fakturaene er ofte like.
- Slik fungerer det: Ved hjelp av smarte regler og kunstig intelligens (AI) lærer systemet seg hvordan ulike leverandører og kostnadstyper skal behandles.
- Gevinsten: Fakturaen treffer riktig hovedbokskonto automatisk. Regnskapssjefen slipper å være "tastevakt" og kan heller bruke tiden på avvikshåndtering og kontroll. Mindre feil, raskere månedsavslutning.
3. Mobilapp: Godkjenning i fart
Transportbransjen står aldri stille, og det gjør heller ikke de som skal godkjenne kostnadene. Driftssjefer, flåtesjefer og avdelingsledere er sjelden foran en PC hele dagen.
- Slik fungerer det: Med Compello-appen har godkjennerne full oversikt rett i lomma. De kan enkelt se faktura, kommentarer, kontere og godkjenne (eller avvise!).
- Gevinsten: Du fjerner flaskehalsene. Fakturaene blir ikke liggende "på vent" til noen kommer tilbake på kontoret. Det sikrer bedre likviditetsstyring og at dere unngår unødvendige purregebyrer.
Konklusjon: Fra kaos til strategisk innsikt
Ved å automatisere koblingen mellom faktura og kjøretøy, gjør du mer enn å bare spare tid. Du kobler på et styringsverktøy som gir bedre innsikt og kontroll. Plutselig er ikke regnskapet bare historie – det er ferskvare som forteller dere hvor pengene renner ut, og hvor verdiene skapes.
La oss vise deg hvordan Compello kan skreddersys for din logistikkvirksomhet.
Klar for en prat?
Er du usikker på om vi passer akkurat dine behov? Avtal en uforpliktende prat med en av våre rådgivere.
