De tok steget og migrerte til skyen, med enkel administrering av brukere og mulighet til å jobbe hjemmefra. De fikk også mulighet for enda enklere godkjenning med mobilen via app.
"Hadde jeg visst alt det der, så kan det hende jeg hadde gått for lenge siden. Det er mange økonomiavdelinger rundt i det ganske land som fortsatt sitter med tunge onPrem løsninger, det gjør ikke Materialhandelen.
Fysisk for meg som sitter her, så er det jo ett fett om jeg sender en faktura til noen her på huset eller noen i Tana. Og det er jo genialt! " Torgeir Grefstad
Med i overkant av 75 millioner i omsetning, fordelt på to butikker, er det godt å ha orden i sysakene. Materialhandelen, som er en del av Byggmakker kjeden, har om lag 6-7.000 inngående faktura og bilag fordelt på en butikk i Båtsfjord og en i Tana.
Uten et effektivt system kan det fort ta 20-30 minutter å nøste opp i et ukorrekt bilag. Med Compello PROCESS har de et mer fleksibelt system som, i tillegg til Materialhandelen, også benyttes i tre andre selskaper- et resultat av reisen fra den lokalt installerte tjenesten i 2013, opp i skyen i 2020.
Materialhandelen har hatt Compello siden 2013, men valgte å migrere i 2020. De har bestandig ligget litt i forkant og har ofte vært først ute med å ta i bruk ny teknologi, noe de er kjent for internt i kjeden. De var blant annet først ute med å anvende elektroniske prisetiketter. I lokalsamfunnet i Båtsfjord var de også tidlig ute med å ta i bruk nettbank og betalingsterminaler.
Skyløsningen har flere fordeler:
- Alltid siste versjon
- Oppdateringer automatisk hver 14.dag
- Mer komplett løsning
- Support inkludert
- Endre enkelt selv
- Administrasjon av flere selskap
- Smartere godkjenning
- Bedre automatisering
Det er vanlig å sitte på gjerdet når det kommer nye programmer eller oppdateringer. Noe som holdt igjen Materialhandelen var en funksjon med strekkodeskanning som kun lå i gammel løsning. Men til slutt bestemte de seg for å hoppe i det.
"Jeg vet ikke hva det var egentlig, fant ut at nå var det på tide. Hadde jeg visst hvor bra det var hadde jeg kanskje gjort det før. Jeg så ikke for meg at det skulle være så mye bedre. Spesielt med det her jeg nevnte tidligere, hvor alt kommer rett inn, enkel infrastruktur, du slipper å ha det her styret hver gang der er noe. Ikke minst, du slipper: opp med VPN hver gang du skal jobbe hjemme i fra. Hadde jeg visst alt det der, så kan det hende jeg hadde gått for lenge siden." sier Torgeir.
Som eksempel ville oppsett av den gamle løsningen på en ny PC innebære både konsulenttimer og oppdateringer. Med Compello kan man nå enkelt gjøre dette selv gjennom administrasjonsgrensesnittet i tjenesten.
"Det er en drøm å havne i skytjenesten. Infrastrukturen er så mye enklere."
En annen positiv effekt av migreringen til Compello er muligheten til å administrere flere selskaper selv, uten ekstra kostnad eller implementering. Med den gamle løsningen var det komplisert å legge til nye selskaper, en direkte årsak til at kun Materialhandelen var registrert i Compello.
De la enkelt til alle selskapene i skyen.
"Men når vi flyttet til skyløsningen kunne vi nærmest gjøre det selv. Det er nesten bare å legge inn org nummer og trykke ok. Det er en veldig stor forskjell."
Større frihet og bedre flyt i tjenesten
Nå mottar Materialhandelen alle fakturaer automatisk som EHF. Tidligere var det begrensninger på antall brukere men når Materialhandelen kom opp i skyen kunne de enkelt opprette nye brukere selv.
- Men nå kan vi ha så mange vi vil, det er bare å opprette dem selv. Vi kan gjøre mye mer selv. Dersom man har større frihet til å gjøre ting selv, utnytter man flere funksjoner.
Automatisering av manuelle oppgaver sparer mye tid. Man slipper repeterende oppgaver som å slå inn KID nummer og forfallsdato, som fort kan bli feil.
Fantastisk grensesnitt
Grensesnittet i skyløsningen gir deg muligheten til å velge dark mode eller light mode. Torgeir har prøvd begge og er fortsatt i vurderingsfasen, resten av Materialhandelens Compello brukere foretrekker mørkt tema.
Når han sendte ut mail om ny pålogging, fikk han umiddelbart mail tilbake fra flere om at dette var mye bedre enn den gamle versjonen. Tjenesten falt altså i smak hos godkjennerene også.
Det er en mer komplett løsning nå, sammenlignet med desktopversjon. Du får alle funksjonene i ett, som tidligere måtte kjøpes separat.
"Vi rygga litt når vi så prisen i forhold til den gamle. Men dem forsvarte det med at du fikk et mer komplett produkt, og det har de jo egentlig mer rett i."
Klar for en prat?
Er du usikker på om vi passer akkurat dine behov? Avtal en uforpliktende prat med en av våre rådgivere.
