Den faktiske kostnaden ved å behandle én faktura kan variere avhengig av flere faktorer. I tillegg til systemer bedriften anvender i dag, vil også kostnaden for å ha ansatte som gjennomfører hele, eller deler av behandlingen, måtte tas med i regnestykket.
I denne artikkelen vil vi se nærmere på de ulike faktorene som slår ut på kostnaden av fakturahåndtering i henholdsvis to ytterpunkter: automatisert og manuell.
Hvor lang tid tar det å behandle én faktura?
For å kunne si noe om kostnaden knyttet til å behandle en faktura er vi nødt til å se på behandlingstiden. Et eksakt estimat for hvor lang tid det tar å behandle én faktura vil være umulig å oppgi. Dette skyldes spesielt tre ting:
- Formatet på fakturaen.
- Grad av automatisering for fakturahåndteringen.
- Effektiviteten til en eventuell ansatt som skal behandle den.
Visma (2019), gjengitt i Regjeringen (2020) har kommet med følgende estimat på hvor lang tid det vil ta å behandle fakturaer i formatene: Papir, PDF og EHF (elektronisk faktura):
Behandlingstid per format
Visma (2019)
Om dine regnskapsmedarbeidere bruker den samme tiden som oppgitt ovenfor kan vi ikke si noe om, men det kommer tydelig frem at det er mye å spare bare ved hjelp av formatet på innkommende faktura.
Når vi nå har sett på estimert tidsbruk ved behandlingen av en inngående faktura skal vi se videre på hva denne behandlingen vil koste bedriften din.
Hva koster en regnskapsfører i timen?
Tall fra SSB (2023) viser at en gjennomsnittlig regnskapsfører tjener kr. 56.410 brutto i måneden. Inkludert Arbeidsgiveravgift og Feriepenger summerer dette seg til kr. kr. 853.596 per år. Dette gir oss en timelønn på kr. 438*.
*Inkluderer ingen andre ytelser. Den reelle kostnaden vil være høyere.
Forutsetninger for regnestykket:
- Arbeidsgiveravgift: 14.1%
- Feriepenger: 12%
- Årsverk: 1.950 timer
Videre vil vi basert på den estimerte timeprisen for en ansatt som behandler fakturaene, estimere kostnaden per format:
Under vil du se en oversikt over totalkostnaden for ulike antall bilag årlig dersom jobben gjøres 100% manuelt:
Så: Hva kan du spare på å automatisere store deler av fakturahåndteringen?
Svært få bedrifter behandler 100% av alle inngående fakturaer manuelt i dag. De fleste har et og annet system som tar for seg håndteringen av en andel av bilagene. Likevel ser vi at potensialet for besparelse i både tid og penger er stort hos de aller fleste.
I Compello sier vi at vi kan automatisere opptil 90% av fakturahåndteringen og flere av våre flinkeste kunder har i dag en automatiseringsgrad på over 90%!
Vi ser for oss at selskapet: X, mottar 7.000 bilag hvert år. Formatet på disse fordeler seg som følger:
- 70% EHF
- 20% PDF
- 10% Papir
Da vil regnestykket se slik ut:
Besparelse ved automatisering
Lurer du på hvor mye du kan spare ved å ta i bruk Compello og øke automatiseringsgraden?
Prøv vår tid- og kostnadskalkulator
Kilder:
Regjeringen.no. 2020. https://www.regjeringen.no/globalassets/departementene/nfd/dokumenter/rapporter/oe-rapport-2020-37-elektronisk-faktura.pdf
SSB. 2023.
https://www.ssb.no/arbeid-og-lonn/lonn-og-arbeidskraftkostnader/statistikk/lonn
