Fisker du etter fakturaavvik?

I mat- og sjømatproduksjon er fakturaen sjelden en blåkopi av bestillingen. Kanskje ble 500 kg laks til 492 kg ved levering, eller så har råvareprisene endret seg fra bestillingstidspunktet til fakturering.

Når regnskapsavdelingen må bruke tid på å ringe lagersjefen eller grave i gamle innkjøpsordrer (PO) for å finne ut hvorfor det skiller noen få kroner, stopper hele maskineriet opp. Dette er ikke bare frustrerende – det er en direkte lekkasje av verdifull tid og ressurser.

Hvorfor manuelle avvik er "gift" for matbransjen

I de fleste bransjer er en faktura statisk. I matbransjen er den dynamisk. Variabler som vekt, temperatur, fraktkostnader og dagspriser gjør at tradisjonell fakturahåndtering ofte feiler. Uten et smart system ender dere opp med:

• Flaskehalser ved månedsavslutning: Fordi uavklarte avvik hoper seg opp.
• Dårlig datakvalitet: Fordi man "godkjenner for å bli ferdig" uten å vite nøyaktig hva avviket skyldtes.
• Irriterte leverandører: Som ikke får betalt i tide fordi fakturaen ligger i en "uavklart"-mappe.

Løsningen: Intelligent 3-veis matching

Compello fungerer som et filter som kun slipper gjennom det som er korrekt, og sorterer ut det som krever din oppmerksomhet. Slik fungerer det i praksis:

1. Matching helt ned på linjenivå

Mange systemer sjekker kun totalbeløpet. Compello går dypere. Vi matcher hver enkelt varelinje mot innkjøpsordren og varemottaket. Hvis du har bestilt ti ulike råvarer, vil systemet bekrefte hver enkelt av dem. Stemmer ni av ti, kan systemet automatisk flagge akkurat den ene linjen som mangler, istedenfor at du må lete gjennom hele bilaget.

2. Smarte toleransegrenser 

Vi vet at ferskvarer lever sitt eget liv. Med Compello kan du sette opp toleranseregler. Hvis en faktura har et prisavvik på under 1 % eller et vektavvik på noen få kilo, kan du velge at systemet skal godkjenne den automatisk. Dette fjerner 80 % av de små "støy-avvikene" som før krevde manuell godkjenning.

3. Automatisert ruting av avvik

Når et reelt avvik oppstår – for eksempel hvis prisen er betydelig høyere enn avtalt – vet systemet nøyaktig hvem som skal håndtere det. Prisavvik sendes rett til innkjøpsansvarlig, mens antallsavvik sendes til varemottak. Ingen flere e-poster frem og tilbake for å finne ut "hvem sin feil dette er".

En touchless hverdag

Ved å automatisere matchingen endrer dere spillereglene i økonomiavdelingen:

• Fra reaktiv til proaktiv: Dere bruker tid på å løse problemer, ikke på å finne dem.
• Full sporbarhet: Hvert eneste avvik blir logget med et digitalt revisjonsspor. Du ser nøyaktig hvem som godkjente hva, og hvorfor.
• Skalerbarhet: Dere kan håndtere dobbelt så mange fakturaer uten å ansette flere i regnskapsteamet.

Klar for en prat?

Bestill en gratis demo så viser vi deg dette i praksis.

Book demo