En faktura gjennomgår flere stadier fra mottak til arkivering eller betaling. Tidligere var dette en tidkrevende prosess som stort sett bestå av manuell håndtering. I denne artikkelen utforsker vi fakturaens livssyklus i dag fra import til ERP-systemet for regnskapsføring og betaling.
I dag genereres fakturaer automatisk, distribueres elektronisk, og behandles med digital godkjenning. Betalinger er elektroniske, oppfølgingen automatisert, og fakturaer lagres digitalt for enkel tilgang. Effektiv fakturahåndtering er i dag avgjørende for virksomheters økonomiske operasjoner.
Vi utforsker fakturaens livssyklus i et ERP-system, fra mottak til eksport, og hvordan automatisering kan effektivisere prosessen.
Mottak/Import
Livssyklusen starter med mottak eller import av fakturaer i ulike formater som EHF, PDF eller tradisjonelt papir. Digitale fakturaer kan importeres direkte, mens papirfakturaer må skannes og digitaliseres for å bli en del av den digitale arbeidsflyten.
Registrering og validering
Neste steg er registrering og validering. Systemer som Compello bruker OCR-teknologi eller EHF-standarder til å lese og tolke fakturainformasjonen. Viktige elementer som leverandørinformasjon, beløp og referanser kontrolleres for nøyaktighet.
Kategorisering og tildeling
Etter registrering kategoriseres fakturaer etter kostnadstype eller prosjekt og tildeles den rette personen eller avdelingen for godkjenning. Dette sikrer at riktig team vurderer fakturaen i tråd med interne prosedyrer.
Godkjenningsflyt
Godkjenningen følger en forhåndsdefinert arbeidsflyt der ansvarlige gjennomgår og godkjenner fakturaen. Avvik, som prisforskjeller eller manglende referanser, håndteres på dette stadiet.
Bilagsgodkjenning er nå mer effektiv med automatisk sending via nett eller app. Godkjennere mottar e-postvarsler, og purringer kan settes opp for bedre arbeidsflyt. Vikarer kan ta over ved fravær, parallellgodkjenning tillater samtidig godkjenning, og seriegodkjenning prioriterer bilag. Varsler holder deg oppdatert, beløpsgrenser kan settes, og brukernivåer tilpasser rettigheter for hver bruker.
Matchingsprosess
For å sikre nøyaktighet utføres automatisk matching av fakturaer mot innkjøpsordrer (PO-matching). Dette bekrefter at mottatte varer eller tjenester samsvarer med fakturaens innhold, noe som er avgjørende for korrekt behandling.
Sikkerhetskontroll og revisjonsspor
Compliance er sentralt i fakturabehandlingen, med krav til intern og ekstern regulering, inkludert momsspesifikasjoner. Alle aktiviteter dokumenteres i et komplett revisjonsspor for fremtidige evalueringer.
Bokføring og eksport
Når en faktura er godkjent, bokføres den i økonomisystemet og eksporteres til ERP-systemet for videre behandling, som utbetalinger og regnskapsføring. Dette sikrer at alle økonomiske aspekter håndteres sentralt.
Arkiv
Til slutt arkiveres fakturaene digitalt i tråd med lovpålagte krav, noe som gir enkel tilgang ved fremtidige revisjoner eller forespørsler.
Fordeler med Automatisering
Automatiserte systemer som Compello reduserer manuelle oppgaver, minimerer feil og gir sanntidsoversikt over fakturaens status. Dette øker effektiviteten, sikrer korrekt behandling og gir virksomheter mulighet til å operere smidig i et stadig mer konkurransepreget marked.
Med en forståelse av fakturaens livssyklus og automatiseringens fordeler, kan bedrifter betydelig forbedre sin økonomiske administrasjon og oppnå bedre kontroll over økonomiske prosesser.
Nysgjerrig?
Sjekk ut Compello selv på 2 minutter med vår interaktive demo!
