Teknologien har vært i stor utvikling de siste årene, men pandemien utfordret den tradisjonelle arbeidshverdagen enda mer. Stadig flere bedrifter har blitt påtvunget å ta i bruk teknologi som gjør det mulig for de ansatte å jobbe mer fleksibelt.
Økonomiavdelingen er intet unntak.
Du er vel i skyen?
I "gamle da´r" hadde økonomiavdelingen stort sett fast plass på kontoret. De ansatte som jobbet med regnskap hadde gjerne mye manuelt arbeid. Manuell behandling av inngående og utgående fakturaer og bilag, fører ikke bare til en nødvendig fysisk tilstedeværelse, det krever også lagringsplass i bedriften og manuelt arbeid med papir.
Denne måten å arbeide på gjør det mer eller mindre umulig for økonomiavdelingen å jobbe fleksibelt, og mange ser på hjemmekontor som en hindring for effektiv flyt i driften.
En løsning på denne utfordringen er å flytte alle prosesser opp i skyen. På denne måten blir økonomiavdelingen din digital.
Vi har tidligere publisert en kundereferanse der en av våre kunder, Den norske legeforening, forklarer hvordan digitaliseringen av økonomiavdelingen har ført til langt bedre effektivitet. Økonomisjef, Kjell Walquist, forteller også om hvordan automatisering har sikret at legeforeningen kan gjøre de aller fleste oppgavene fra hjemmekontor.
Slik får du en mer tids- og kostnadseffektiv økonomiavdeling
En omstillingsprosess er ikke gjort over natten. Gevinsten er riktignok en langt mer effektiv økonomiavdeling og konkurransefortrinn for hele bedriften – fokuset bør derfor ligge på digitalisering.
Vi har laget en liten liste med noen knep som kan gjøre økonomiavdelingen mer tids- og kostnadseffektiv:
- Fokuser på digitalisering: Vi har tidligere skrevet en artikkel der vi ser nærmere på Hvordan økonomiavdelingen jobber best. Automatisering og teknologi går hånd i hånd og lar deg digitalisere økonomiavdelingen raskt og trygt. I tillegg til at funksjonene blir mer avansert og og bedre, blir det også rimeligere å anskaffe og enklere å bruke.
- Velg en kostnadseffektiv distribusjon av fakturaer: Effektiv og hurtig distribusjon av fakturaer til kunder eller medlemmer er viktig for enhver organisasjon. Dette bidrar både til bedre likviditet og sparer organisasjonen for mye tid og ressurser.
Med automatisert multikanal-distribusjon kan din organisasjon tilby mange ulike distribusjonskanaler. Det betyr at du kan distribuere fakturaer i den kanalen som er mest kostnadseffektiv. Enkelt for deg - enkelt for kunden.
- Automatiser regnskapsføringen: Jobber du i dag med ulike dokumenter eller permer, er det vanskelig og tidkrevende å få en god oversikt over inngående og utgående fakturaer og bilag.
Med en automatisert løsning for regnskapsføring, får du en fullstendig oversikt med få tastetrykk. Du vil også enkelt kunne hente ut dags- og månedsrapporter i et digitalt arkiv. - Smartere godkjenning og bokføring: Felles for alle fakturaer er at de må godkjennes, bokføres og betales. En av de største tidstyvene i økonomiavdelingen er å gjøre dette manuelt. Heldigvis er dette prosesser du enkelt kan automatisere. Fordelen med et slikt system, er at det blir smartere over tid. Slik kan du automatisere godkjenning av fakturaer med hjelp av kunstig intelligens, egne oppsatte regler og/eller historikk.
- Automatiser mottak av fakturaer: Mange sender fakturaer og bilag på mail eller i posten. Disse forsvinner fort og du må bruke mye tid på å legge dem inn i økonomisystemet. Ved å automatisere mottak av fakturaer, bilag og andre dokumenter vil du få en enklere hverdag. Du vil både bli kvitt de manuelle rutinene, og får i tillegg full kontroll over alle innkommende fakturaer og bilag.
Slik får du en enklere hverdag i økonomiavdelingen
Ønsker du færre manuelle oppgaver? Vi har integrasjoner mot de fleste økonomisystemer og får raskt opp en løsning som passer for akkurat din organisasjon.
Klar for en prat?
Er du usikker på om vi passer akkurat dine behov? Avtal en uforpliktende prat med en av våre rådgivere.
