Med rundt 39 000 medlemmer og 20 underforeninger blir det fort mye aktivitet i Den Norske Legeforeningens økonomiavdeling. I dag bunner aktivitetene ut i omlag 150 000 utgående og nærmere 20 000 inngående fakturaer. Uten en effektiv løsning for dette kan økonomisjef, Kjell Walquist, bekrefte at klokken fort begynner å tikke.
"Har du ikke en effektiv behandling, så bruker du mye ressurser. Målet vårt er å bli papirløse, og det målet er nesten nådd. Ingen fakturaer kommer manuelt inn til oss, og vi sender heller ingen fakturaer ut. Den delen står Compello for. Vi har automatisert nesten alle våre prosesser – når vi fakturerer så ser vi ikke fakturaen, vi setter bare i gang en steg-for-steg prosess" forteller Kjell Walquist i Den Norske Legeforening
Når digitaliseringen av økonomiavdelingen blir helt nødvendig
"Full honnør til Compello, de stiller opp og fikser når det oppstår ting" sier Kjell.
Det er ikke til å komme utenom situasjonen vi sitter i nå. Bedrifter har virkelig fått merke hvordan de har måttet gjøre helomvending på flere prosesser i driften for å kunne operere som tidligere. Med en situasjon som byr på utfordringer i arbeidshverdagen har flere og flere vært nødt til å begynne å ta i bruk teknologi som gjør det mulig for de ansatte å jobbe mer fleksibelt.
Dette er noe Legeforeningen delvis var rustet for allerede før pandemien. Med hele tjenesteporteføljen til Compello har arbeidsdagen i økonomiavdelingen blitt betraktelig mer digitalisert, noe også Walquist bekrefter.
"En økonomiavdeling må jo ofte sitte en plass, men i og med at vi mer eller mindre har gått helt bort ifra papir, så er det strengt tatt ikke nødvendig for oss i de daglige rutinene. Gevinsten er at du slipper mange manuelle behandlinger – ikke minst lagringsplass og papir. Dette er ikke bare godt for miljøet, men vi kan faktisk gjøre de aller fleste oppgavene fra hjemmekontor. Det har vært veldig praktisk gitt situasjonen vi nå befinner oss i" forteller Walquist.
En leverandør som tar ansvar
"Vi har pusha Compello til å videreutvikle produktene sine mer effektivt – det har de gjort og det har fungert. "
I forbindelse med bytte av ERP system tok Legeforeningen en runde for å se hvilket system som kunne dekke prosesser på en bedre måte enn det de hadde fra før. I prosessen med å se hvilke fakturaløsninger som ville fungere i samspill med det nye ERP-systemet ble Compello vurdert opp mot andre alternativer.
– Mange ERP-systemer har innebygde løsninger for elektronisk fakturahåndtering og utsendelse av elektronisk faktura. Men vi ville ha kontroll. Vi ønsket en proff leverandør som kunne løsningen sin. En ERP-partner vil ikke ha samme type dybdekunnskap som hvis du går til en produktleverandør, som Compello. Og det var en av årsakene til at valget falt på Compello til slutt, forteller Walquist.
Mange forbinder digitalisering og integrasjoner med lange og utfordrende omstillingsprosjekter. Dette var også en avgjørende faktor når Legeforeningen skulle bestemme seg for hvilken løsning de skulle gå for.
"Vi ville ha effektive integrasjoner mot ERP-systemet, og en av årsakene til at vi valgte Compello var at de tok fullt ansvar for integrasjon og helheten – så vi ikke trenger å forholde oss til flere parter på dette" sier Walquist.
En proaktiv partner med tyngde og trygghet
En integrasjon er bare forarbeidet. Når den er på plass starter høstingen av gevinstene du vil kunne utnytte ved å digitalisere og automatisere økonomiavdelingen. For Legeforeningen har det vært viktig å ha med en proaktiv partner som henger med i tiden på laget.
"Vi er veldig fornøyd. Vi ønsket en partner som er proaktiv, som før vi etterlyser noe, kan fortelle oss at dette er noe de jobber med å utvikle. Utviklingen skal ligge på produktet, altså produktet må leve i tiden. Det er ikke vi som kunde som skal betale for det ene og det andre hele tiden, da har du en reaktiv leverandør, og det er ikke bra" forteller Walquist.
Walquist har også bitt seg merke i at Compello har vært villige til å høre på behov og ta dette på alvor.
"Vi har vært banebrytende i våre krav, noe Compello omstilte seg etter for å møte våre behov, så vi har pusha Compello til å videreutvikle produktene sine mer effektivt. Dette har de levert på og det har fungert bra."
Etter en full implementering av hele Compello sin tjenesteportefølje med innkommende fakturahåndtering, fakturadistribusjon og fakturamottak i mars 2019, har Kjell sett gevinster av implementeringen og ser lyst på fremtiden.
"Vi er inne i en «høstefase» der vi kan utnytte tiden vi har spart. Vi har jobbet tett sammen med Compello for å kunne se hvilke rapporter vi kan hente ut fra systemet. Nå begynner vi å få på plass de rapportene som gjør at vi mer effektivt kan sjekke kvalitet."
Om samarbeidet med Compello
Walquist kan fortelle at han ikke har noe å utsette på samarbeidet.
"Compello driver med det de skal, ikke alt mulig annet, de er fokusert på sine prosesser – inngående faktura og utgående faktura. I tillegg er de er gode på det de driver med" sier Kjell.
Walquist legger også til:
"Også er det en veldig bra organisasjon. Du vil jo alltid få utfordringer i et prosjekt og særlig når du tøyer teknologien og produktet, men vi er veldig fornøyd med hvordan Compello løser de oppgavene og utfordringene. Så det er honnør tilbake til Compello, de stiller opp når det oppstår utfordringer."
Hvordan kan vi hjelpe deg?
Er du usikker på om vi passer akkurat dine behov? Avtal en uforpliktende prat med en av våre rådgivere så ser du selv hvordan du forenkler hverdagen din.
