Tillægsmodulet alle med lagerbehov

Håndtering af købsfakturaer er en af de mest tidskrævende opgaver i økonomiafdelingen. Takket være automatisering og kunstig intelligens ser fremtiden for PO-match nu lovende ud.

Tilføjelsen, som alle med lagerbeholdning har brug for

PO-match, eller "Purchase Order Matching", er en vigtig proces, hvor købsfakturaer fra leverandører matches med de oprindelige købsordrer. Målet er at sikre, at det, der blev bestilt, er det, der faktisk blev modtaget og i sidste ende faktureret.

Denne proces kan udføres på både hoved- og linjeniveau, og Compellos PO-Match-modul gør det nemt og effektivt.

Sådan fungerer det:

1. Import af data: Systemet importerer åbne indkøbsordrer og tilhørende varemodtagelser fra dit indkøbs- eller ERP-system, så alt er klar til at blive matchet.
2. Automatisk matchning: Når en faktura modtages, sammenlignes ordrenummeret automatisk med eksisterende indkøbsordrer for at finde et match.
3. Læsning af varelinjer: For fakturaer, der modtages som EHF eller via vores fakturamodtagelsestjeneste, analyserer systemet hver enkelt varelinje for at finde et nøjagtigt match.
4. Hovedmatchning: Når der mangler specifikke oplysninger om varelinjer, matcher systemet fakturaen ud fra det samlede fakturabeløb sammenlignet med de modtagne ordrelinjer.
5. Manuel håndtering: I tilfælde af uoverensstemmelser giver systemet mulighed for manuel søgning og matchning med relevante ordrelinjer for at opnå fuld kontrol.

PO-Match giver dig nøjagtighed og kontrol

PO-Match er især relevant for virksomheder, der ønsker at sikre regnskabsmæssig nøjagtighed, undgå overfakturering og forkert prissætning og bevare fuld kontrol over deres indkøbsprocesser.

5 fordele ved at bruge PO-Match:

1. Automatisering af indkøbsprocessen: PO-Match automatiserer processen med at matche indkøbsordrer (PO'er) med fakturaer og leverancer. Det reducerer den manuelle indsats og fejl og øger nøjagtigheden og hastigheden i behandlingen af indkøbsordrer.
2. Sikrer, at indkøbsaftaler følges: PO-Match hjælper med at sikre, at indkøb foretages i henhold til aftalte vilkår og priser. Ved at matche fakturaer med indkøbsordrer og kontrakter kan du identificere uoverensstemmelser og undgå forkert fakturering eller overbetaling.
3. Forbedre den økonomiske kontrol: PO-Match forbedrer den økonomiske kontrol ved at sikre, at fakturaer matches med gyldige indkøbsordrer, og at priser og mængder er korrekte. Det forhindrer overbetalinger, dobbeltbetalinger eller betaling for varer, der ikke er blevet bestilt.
4. Strømlin indkøbsprocessen: Ved at bruge PO-Match kan indkøbsprocessen strømlines ved at automatisere kontrollen af fakturaer i forhold til indkøbsordrer og modtage meddelelser om eventuelle uoverensstemmelser. Det reducerer den tid og de ressourcer, der bruges på manuel kontrol og administration af indkøbsprocessen.
5. Bedre rapportering og analyse: PO-Match giver bedre indsigt i indkøbsdata og mulighed for at udføre analyser for at identificere mønstre, tendenser og uoverensstemmelser. Det bidrager til informerede indkøbsbeslutninger, forbedrer forsyningskæden og muliggør bedre forhandlinger med leverandører.

Traditionelt skal en medarbejder manuelt sammenligne indkøbsordren, modtagelsesdokumentet og fakturaen for at sikre, at alle tre dokumenter matcher. Stemmer mængde og pris overens? Er varerne blevet modtaget som beskrevet i modtagelsesdokumentet? Hvis der er uoverensstemmelser, skal de undersøges og løses manuelt, hvilket kan indebære, at man kontakter leverandører for at afklare fejl eller uoverensstemmelser. Det kan føre til unøjagtige betalinger, forsinkelser og øgede omkostninger.

Ved at automatisere PO-matchning får du en mere effektiv og præcis proces.

Integrationer

Compello tilbyder avancerede automatiseringsværktøjer, der kan hjælpe din organisation med at opnå disse fordele og forbedre fakturahåndteringen.

Start din automatiseringsrejse i dag, og oplev forskellen!

Har du et varelager?

Jeg viser dig PO og andre funktioner i en kort demo.

Book demo