Du har taget en vigtig beslutning og investeret i et nyt system til at automatisere din fakturabehandling. Nu begynder det vigtigste arbejde: at få dine medarbejdere med om bord.
Den største faldgrube i forbindelse med digitalisering er ikke teknologien, men intern modstand og manglende uddannelse. Et avanceret værktøj er værdiløst, hvis ingen bruger det, eller hvis det bruges forkert.
Denne guide giver dig en konkret, trinvis plan for at sikre en vellykket onboarding. Vi fokuserer på, hvordan du skaber ejerskab, opbygger entusiasme og gør dine medarbejdere til systemets største fans - fra regnskabsteamet til den, der godkender på farten.
Hvorfor gør vi det?
Før vi viser en enkelt funktion frem, skal alle forstå, hvorfor denne ændring sker. Medarbejdere modsætter sig sjældent forandringer; de modsætter sig at blive forandret uden at forstå formålet.
- Hvad skal man gøre? Vær krystalklar omkring værdien for den enkelte.
Sig det her: "Vi indfører et system, der fjerner manuel indtastning, så regnskabsteamet kan bruge deres tid på kontrol og analyse. For dig som godkender betyder det, at du kan godkende en faktura på 10 sekunder fra din mobil, uanset hvor du er."
- Resultat: Du erstatter tvivl med motivation og skaber et fælles mål.
Udnævn superbrugere!
Du skal (og kan) ikke uddanne alle på egen hånd. Din vigtigste ressource er entusiastiske medarbejdere, der kan fungere som ambassadører.
Hvad gør du? Identificer 2-3 nøglepersoner, som er positive over for forandringen. Det skal være en blanding af:- En fra regnskabsteamet.
- En travl godkender ude i organisationen.
Giv disse personer ekstra træning først. Gør dem til de eksperter, som kollegerne naturligt kan spørge om hjælp.
Resultat: Du opbygger intern ekspertise, aflaster dig selv og skaber en positiv "smitteeffekt" i organisationen.Skræddersy din træning
En projektleder på byggepladsen har helt andre behov end en controller på kontoret. Fælles træning er spild af tid.
- Hvad skal du gøre? Opdel træningen i korte, rollebaserede sessioner:
Session A: Regnskabsteam. Fokus: Hele flowet, bogføringsregler, håndtering af undtagelser og kontrolfunktioner.
Session B: Godkendere. Fokus på: Målsætning: Hvordan man modtager, ser og godkender en faktura på mobil og computer. Vis dem ikke andet. Hold det til 15 minutter.
- Resultat: Højere relevans og hurtigere mestring. Du fjerner al unødvendig støj og gør det nemt for hver enkelt rolle at få succes.
Lancer og mål!
Momentum er altafgørende. Vent ikke seks måneder med at måle succes. Start med det samme.
- Hvad du skal gøre: Find succeshistorier i løbet af den første uge. Del dem aktivt.
Et eksempel: "Allerede i den første uge har vi reduceret den gennemsnitlige godkendelsestid fra 5 dage til 24 timer!"
Eksempel: "Flot arbejde af logistikafdelingen, som var de første til at godkende alle deres fakturaer via mobilen!"
- Resultat: Du opbygger positiv energi, skaber sund intern konkurrence og beviser, at systemet leverer værdi fra første dag.
Lyt, lær og juster
En onboarding er ikke en engangsforeteelse; det er starten på en kontinuerlig forbedring. Ingen plan er perfekt fra starten.
Hvad skal du gøre? Etabler en enkel kanal til feedback (f.eks. en dedikeret Teams-kanal eller en ugentlig 15-minutters stand-up). Vær åben over for, at noget skal justeres. Måske er en godkendelsesregel sat forkert op? Ændr den hurtigt.
Resultat: Du viser, at du lytter, fanger frustrationen, før den vokser, og optimerer løbende processen.
Fra implementering til en smartere hverdag
Succesfuld digital fakturahåndtering handler om at gøre avanceret teknologi enkel og værdifuld for de mennesker, der bruger den.
Ved at fokusere på hvorfor, skabe interne ambassadører og skræddersy uddannelse går du fra at installere software til at opbygge en varig, mere effektiv arbejdsdag.
Klar til en snak?
Er du usikker på, om vi passer til netop dine behov? Aftal en uforpligtende snak med en af vores rådgivere.
