I komplekse ingeniørprosjekter er marginene ofte små, og mange er tett avhengige av underleverandører. Når mengden fakturaer øker, sier det seg selv at det blir krevende å kontrollere hver eneste varelinje manuelt. Da er det lett at overskridelser blir liggende skjult – og gradvis spiser av prosjektets lønnsomhet.
Håndterer du for eksempel mange innkjøpsordre (PO), er det helt avgjørende at bestilling matcher med faktura. Dette er ikke alltid tilfellet. Samtidig hører vi ofte at avvik i pris, antall eller uventede gebyrer fra underleverandører får passere, rett og slett fordi menneskelig kontroll tar for mye tid i en travel hverdag.
Risikoen ved "godt nok"
Manuell matching fører ofte til at man kun sjekker totalbeløpet på fakturaen mot totalbeløpet på ordren. Men hva skjer når underleverandøren har levert færre enheter enn avtalt, men til en høyere pris per enhet?
Har du ikke kontroll på linjenivå risikerer du:
- Prisavvik: Leverandøren fakturerer en høyere pris enn det som ble fremforhandlet i kontrakten.
- Mangel på varemottakskontroll: Du betaler for varer eller tjenester som ennå ikke er bekreftet mottatt på byggeplass eller i verkstedet.
- Tapte rabatter: Tidkrevende manuell avstemming gjør at fakturaen betales for sent til å utnytte kontantrabatter.
Løsningen: AI-drevet 3-veis matching
Med PO matching fra Compello fjerner du risikoen for menneskelige feil ved å automatisere kontrollen. Systemet utfører det vi kaller en 3-veis matching helt automatisk:
- Faktura: AI-en tolker fakturaen med 99,6 % nøyaktighet.
- Innkjøpsordre (PO): Systemet henter data fra ditt ERP-system om hva som faktisk ble bestilt.
- Varemottak: Systemet verifiserer at varene faktisk er registrert som mottatt.
Hvis alt stemmer, går fakturaen rett gjennom til utbetaling (touchless). Oppstår det et avvik på én enkelt varelinje, blir dette flagget umiddelbart slik at du kan ta dialogen med underleverandøren før pengene har forlatt konto.
Gjør margin-sikring til en automatisk prosess. Med automatisert matching får du kontrollen tilbake og sikrer at prosjektbudsjettet holder helt til mål.
Vil du vite mer?
Book en uforpliktende demo, så viser vi deg hvordan du kan automatisere tunge prosesser.
