Manuelle fakturaprosesser tar tid og kan være krevende. Med AI og automatisering får økonomiteamet en enklere hverdag og bedre kontroll.
Fakturahåndtering før digitaliseringen – utfordringer og konsekvenser
Før digitaliseringen var fakturahåndtering ofte litt av et puslespill – med papirbunker, skanning og mye manuell tastetrykking. Det tok lang tid, førte lett til feil og gjorde det vanskelig å få oversikt over økonomien. Resultatet? Mye tid gikk med til rutinearbeid, og viktige, strategiske oppgaver havnet ofte i bakgrunnen.
Høyt forbruk av ressurser:
Ny teknologi gir oss heldigvis mange muligheter – nå kan automatisering og kunstig intelligens gjøre det meste av fakturaarbeidet for deg. Med AI blir store mengder fakturaer automatisk samlet inn, tolket og sjekket, slik at du slipper å gjøre alt selv. Systemet lærer underveis og tilpasser seg nye behov, slik at det hele tiden blir enklere for økonomiteamet ditt å holde oversikten.
Dette gir økonomiavdelingen:
- Raskere behandling av fakturaer
- Betydelig færre feil
- Bedre kvalitet på økonomiske rapporter
AI-baserte løsninger kan i dag ta seg av det meste av fakturahåndteringen for deg. Når systemet er integrert med ditt ERP, går innkommende fakturaer automatisk rett inn i regnskapet – ferdig kontert og godkjent!
Noen hovedfunksjoner:
- Autokontering: Automatiser repeterende fakturaer med kunstig intelligens og smarte regler for fakturaer med samme beløp og spesifikasjoner hver måned.
- PO match: Vår løsning matcher faktura mot varemottak automatisk slik at du kun trenger å bruke tid på avvik. Vi matcher helt ned på linjenivå!
- Referansesjekk: Vi kan hente ut hvilken som helst informasjon fra fakturaen. Eksempler på dette kan være: prosjektnummer og ansattnummer/navn.
- Fakturagodkjenning: Godkjenning av bilag sendes automatisk til brukeren via nett eller app. Den som godkjenner får e-postvarsel, og det er mulig å sette opp regler for å optimalisere arbeidsflyten.
Du finner flere funksjoner her.
Gevinster du vil merke med en gang: mer tid, høyere presisjon og bedre innsikt
Med automatisert fakturahåndtering får du mange gevinster – både du og teamet ditt vil merke at det blir lettere å holde oversikt. Tiden per faktura går betydelig ned, og risikoen for manuelle feil blir nesten borte.
Med tilgang til oppdaterte økonomiske data i sanntid blir det dessuten enklere å ta gode beslutninger. Erfaringer fra andre bedrifter viser at du raskt vil få bedre og mer presis rapportering i hele organisasjonen.
Muligheter og utfordringer med AI
Det følger alltid både fordeler og visse utfordringer ved ny teknologi:
Fordeler:
- Svært effektiv drift og frigjøring av ressurser
- Mindre risiko og feil, økt presisjon
- Løpende tilgang på oppdaterte, relevante data
- Frigjøring av tid
- Mindre vedlikehold og kost på innstallasjon, du er jo i skyen!
- Skalerbar løsning - vi vokser med deg!
Utfordringer:
- Tilpasning og opplæring ved oppstart
- Jevnlig vedlikehold for å fange opp nye fakturatyper eller regler
- Innledende investering, som betaler seg over tid
Et viktig tiltak er derfor å innføre AI i kontrollerte faser. Dette gir bedre styring på endringsprosessen og gir økonomiavdelingen trygghet.
Automatisering og AI handler ikke om å erstatte mennesker, men om å gjøre arbeidsdagen både enklere og mer spennende. Når rutineoppgavene går automatisk, får du mer tid til alt det kreative og strategiske – og til å utvikle nye ferdigheter.
Du og teamet bruker kunnskapen deres til å optimalisere prosessene, skaper et smidigere samarbeid og får et inspirerende arbeidsmiljø hvor teknologi og mennesker spiller på lag.
Slik kommer du i gang med automatisert fakturahåndtering
- Kartlegg nåværende prosess for å identifisere utfordringer og muligheter for automatisering.
- Vurder integrasjonsmuligheter med eksisterende systemer.
- Start med en pilotfase for å lære og tilpasse løsningen før bred implementering.
- Involver medarbeidere og sørg for relevant opplæring, slik at overgangen blir enkel.
Oppsummering
Ved å ta i bruk verktøy for å automatisere fakturahåndteringen, tar du et stort steg inn i fremtidens økonomiarbeid. Du og teamet får en enklere hverdag med mer effektivitet, færre feil og bedre innsikt. Det gir deg et supert grunnlag for videre digitalisering og styrker virksomheten i tiden som kommer. Med moderne løsninger blir veien til smarte økonomiprosesser kort – og det er lett å ta med seg de gode rutinene videre til andre deler av økonomien.
Klar for en prat?
Er du usikker på om vi passer akkurat dine behov? Avtal en uforpliktende prat med en av våre rådgivere.
