Manuell verifisering og feilsøking av inngående fakturaer er en stor tidstyv i moderne økonomiavdelinger. Ved å ta i bruk automatisert referansesjekk kan bedrifter validere fakturadata mot eksisterende registre helt automatisk. Dette eliminerer manuelt rutinearbeid, sikrer konsekvent kontering og sender fakturaen direkte videre til riktig godkjenner i sanntid. Resultatet er en målbart raskere og mer kostnadseffektiv økonomifunksjon med fullstendig datakontroll.
Kort forklart: Hva gjør en automatisert referansesjekk?
En referansesjekk i fakturahåndtering handler om å automatisk validere og matche informasjonen på en inngående faktura mot forhåndsdefinerte referanseverdier i bedriftens systemer. I stedet for at en regnskapsmedarbeider må lete etter prosjektnummer eller ansattnavn, skanner teknologien dokumentet og utfører kontrollen i bakgrunnen.
Hvordan fungerer Compello referansesjekk i praksis?
Compello Process søker intelligent gjennom hele datagrunnlaget på fakturaen for å identifisere, tolke og matche unike identifikatorer.
Slik er den teknologiske arbeidsflyten:
- Automatisk skanning: Når en faktura (f.eks. i EHF- eller PDF-format) mottas, leser systemet tekst og tall.
- Kryssreferering mot datakilder: Compello sammenligner informasjonen på fakturaen med unike data dere har lagt inn i systemet på forhånd.
- Regelbasert ruting: Med en gang en referanse gjenkjennes, trigges en forhåndsdefinert regel. Fakturaen konteres automatisk og sendes direkte til riktig godkjenner – helt uten manuell involvering.
Det skal være fleksibelt
Compello Referansesjekk er en svært fleksibel løsning som gir kundene full kontroll over referanseverdiene. Disse verdiene kan enkelt overføres direkte fra Compello/ERP-systemet eller andre datagrunnlag som kunden foretrekker.
Enten det er Compello/ERP eller et tredjeparts system som et HRM-system, kan referanseverdiene vedlikeholdes på en praktisk måte.
Hvilke referanseverdier kan systemet matche automatisk?
Løsningen er svært fleksibel og kan tilpasses bedriftens unike behov. Systemet kan søke etter og koble regler mot blant annet:
- Innkjøp og prosjekter: PO-nummer (innkjøpsordrenummer) og prosjektnumre.
- Personell og struktur: Ansattes navn, ansattnummer eller avdelingsnavn.
- Logistikk og drift: Leveringssted, måler-ID (strøm/energi) eller telefonnumre.
- Flåtestyring: Registreringsnummer eller chassisnummer på firmabiler.
Fleksibel dataintegrasjon sikrer full kontroll
En av de største fordelene med Compello Referansesjekk er den totale fleksibiliteten i datakilder. Referanseverdiene er ikke låst til ett enkelt system; de kan vedlikeholdes der det er mest praktisk for deg:
- Direkte i Compello eller i bedriftens eksisterende ERP-system.
- Fra tredjepartssystemer, som for eksempel et HRM-system eller andre interne databaser.
Dette sikrer at data flyter sømløst på tvers av infrastrukturen, slik at økonomiavdelingen alltid jobber med oppdaterte og korrekte oppslagstabeller.
Skal vi ta en prat?
Er du usikker på om vi passer akkurat dine behov? Avtal en uforpliktende prat med en av våre rådgivere.
