I dagens fartsfylte forretningsverden er en effektiv og feilfri håndtering av innkommende fakturaer helt avgjørende for enhver bedrifts økonomiske helse. Tradisjonelt har denne prosessen vært krevende, tidkrevende og sårbar for manuelle feil. Men med moderne løsninger for automatisering kan du transformere denne prosessen og oppnå betydelige gevinster. En av de mest verdifulle funksjonene for å oppnå dette er intelligent referansjesjekk.
Hva er referansjesjekk, og hvorfor er det så viktig?
Referansjesjekk i fakturahåndtering handler om å automatisk validere og matche informasjon på en faktura mot forhåndsdefinerte referanseverdier i dine systemer. Dette gir enestående treffsikkerhet, minimerer behovet for manuelt arbeid, og øker graden av automatisering i fakturaflyten. Resultatet er en raskere, mer nøyaktig og kostnadseffektiv prosess for din økonomiavdeling.
Hvordan Compello Referansjesjekk fungerer i praksis
Compello utnytter kraftig teknologi for å søke gjennom hele ditt datagrunnlag for å raskt identifisere og matche relevante referanser på fakturaen. Disse referansene kan være svært varierte og tilpasses dine unike behov, for eksempel:
- PO-nummer (innkjøpsordrenummer)
- Prosjektnummer
- Ansattes navn eller ID-nummer
- Avdelingsnavn
- Leveringssted
- Registreringsnummer på bil
- Telefonnummer
- Måler-ID
- Andre spesifikke identifikatorer som knytter fakturadata til en verdi i ditt system.
Ved å sammenligne disse referansene med teksten på fakturaen, sikrer Compello at all informasjon er korrekt og konsistent, noe som er kritisk for både nøyaktighet og sikkerhet.
“Trenger du en regel på chassisnummeret på firmabilen opp mot et prosjekt, eller at telefonnummeret på en faktura skal leses og styres mot en aktivitet så er dette mulig å sette opp som kilder.”
– Håkon Lileng, Rådgiver i Compello
Full fleksibilitet for dine unike behov
Compello Referansjesjekk er designet for å være en svært fleksibel løsning, som gir bedrifter full kontroll over egne referanseverdier. Disse verdiene kan enkelt overføres direkte fra ditt ERP-system, Compello-plattformen eller andre datakilder dere bruker, som for eksempel et HRM-system. Denne fleksibiliteten sikrer at referanseverdiene alltid er oppdaterte og vedlikeholdes på en praktisk måte, uavhengig av hvor dataene opprinnelig kommer fra.
Betydelig tidsbesparelse og økt kontroll med automatisering
Den største fordelen med referansjesjekk er den massive tidsbesparelsen og den økte kontrollen det gir. Hvis Compello automatisk gjenkjenner en referanse, kan fakturaen sendes videre i godkjenningsflyten uten manuell inngripen. Dette gjør fakturahåndteringen betydelig enklere, raskere og mindre tidkrevende. Alternativt kan du enkelt opprette og tilpasse egne regelsett manuelt mellom referansene og de ansvarlige godkjennerne. Dette sikrer at fakturaer alltid havner hos riktig person for rask fakturagodkjenning.
Dette reduserer ikke bare risikoen for menneskelige feil, men frigjør også verdifull tid for dine ansatte til mer strategiske oppgaver. Lær mer om 5 gode grunner til å automatisere fakturahåndteringen, eller hvordan du kan effektivisere økonomiavdelingen generelt.
