Manuelle fakturaprosesser tar tid og kan være krevende. Med AI og automatisering får økonomiteamet en enklere hverdag og bedre kontroll.
Fakturahåndtering før digitaliseringen – utfordringer og konsekvenser
Før alt ble digitalt, var håndtering av fakturaer et rotete puslespill med papirbunker, skanning og masse manuell inntasting. Dette tok mye tid, førte ofte til feil, og gjorde det vanskelig å ha kontroll på økonomien. Det resulterte i at mye tid gikk til rutinearbeid i stedet for viktige strategiske oppgaver.
Manuelle utfordringer: Tidkrevende og risikoutsatt
Det manuelle arbeidet stjal tid fra viktigere oppgaver og kunne føre til kristiske feil og dårlig dokumentasjon.Teknologiske løsninger: Automatisering og tid spart
Med ny teknologi er det nå mulig å la automatisering og kunstig intelligens ta seg av mye av fakturaarbeidet. AI kan automatisk samle inn, tolke, og sjekke store mengder fakturaer, noe som gjør det enklere og sikrere for økonomiavdelingen din.
Dette gir økonomiavdelingen:
- Raskere behandling av fakturaer
- Betydelig færre feil
- Bedre kvalitet på økonomiske rapporter
- Ingen menneskelige feil!
Du har kanskje forskjellige behov...noen sitter med varefakturaer og varelager, titalls reiseregninger i måneden eller kanskje du håndterer og puncher inn manuelle data fra hundrevis av telefonfakturaer. I dag kan AI-baserte løsninger som Compello ta seg av dette for deg. Når systemet er integrert med ditt ERP, går innkommende fakturaer automatisk rett inn i regnskapet – ferdig kontert og godkjent!
Noen hovedfunksjoner:
- Autokontering: Automatiser repeterende fakturaer med kunstig intelligens og smarte regler for fakturaer med samme beløp og spesifikasjoner hver måned.
- PO match: Vår løsning matcher faktura mot varemottak automatisk slik at du kun trenger å bruke tid på avvik. Vi matcher helt ned på linjenivå!
- Referansesjekk: Vi kan hente ut hvilken som helst informasjon fra fakturaen. Eksempler på dette kan være: telefonnummer, prosjektnummer og ansattnummer/navn.
- Fakturagodkjenning: Godkjenning av bilag sendes automatisk til brukeren via nett eller app. Den som godkjenner får e-postvarsel, og det er mulig å sette opp regler for å optimalisere arbeidsflyten.
- Automatisk fordeling: Automatisk fordeling er en funksjon i Compello som gjør at bilag automatisk sendes til rett person basert på forhåndsdefinerte regler og hierarkier. Du kan sette opp enkle, logiske regler som styrer fordelingen, slik at du slipper å bruke tid på manuelle operasjoner.
Du finner flere funksjoner her.
Gevinster du vil merke med en gang: mer tid, høyere presisjon og bedre innsikt
Med automatisert fakturahåndtering får du mange gevinster – både du og teamet ditt vil merke at det blir lettere å holde oversikt. Tiden per faktura går betydelig ned, og risikoen for manuelle feil blir nesten borte.
Med tilgang til oppdaterte økonomiske data i sanntid blir det dessuten enklere å ta gode beslutninger. Erfaringer fra andre bedrifter viser at du raskt vil få bedre og mer presis rapportering i hele organisasjonen.
Muligheter og utfordringer med AI
Det følger alltid både fordeler og visse utfordringer ved ny teknologi:
Fordeler:
- Svært effektiv drift og frigjøring av ressurser
- Mindre risiko og feil, økt presisjon
- Løpende tilgang på oppdaterte, relevante data
- Frigjøring av tid
- Mindre vedlikehold og kost på installasjon, du er jo i skyen!
- Skalerbar løsning - vi vokser med deg!
Utfordringer:
- Tilpasning og opplæring ved oppstart
- Jevnlig vedlikehold for å fange opp nye fakturatyper eller regler
- Innledende investering, som betaler seg over tid
Et viktig tiltak er derfor å innføre AI i kontrollerte faser. Dette gir bedre styring på endringsprosessen og gir økonomiavdelingen trygghet.
Automatisering og AI handler ikke om å erstatte mennesker, men om å gjøre arbeidsdagen både enklere og mer spennende. Når rutineoppgavene går automatisk, får du mer tid til alt det kreative og strategiske – og til å utvikle nye ferdigheter.
Slik kommer du i gang med automatisert fakturahåndtering
- Kartlegg nåværende prosess for å identifisere utfordringer og muligheter for automatisering.
- Vurder integrasjonsmuligheter med eksisterende systemer.
- Start med en pilotfase for å lære og tilpasse løsningen før bred implementering.
- Involver medarbeidere og sørg for relevant opplæring, slik at overgangen blir enkel.
Oppsummering
Å ta i bruk automatisert fakturahåndtering gir økt effektivitet, færre feil og bedre innsikt. Med moderne løsninger får du en enklere hverdag og et solid grunnlag for videre digitalisering som styrker virksomheten. Gode rutiner er enkle å videreføre til andre økonomiområder.
Sjekk ut Compello selv med vår interaktive demo eller book en prat med en av våre rådgivere!
Klar for en prat?
Er du usikker på om vi passer akkurat dine behov? Avtal en uforpliktende prat med en av våre rådgivere.
