Overgangen til en papirløs økonomiavdeling kan bidra til å forbedre effektiviteten, redusere kostnader og styrke bærekraften ved å eliminere behovet for papirbaserte dokumenter og prosesser. I tillegg er typiske oppgaver som postmottak, attestering og betaling av inngående faktura tidkrevende og gir mange manuelle feilkilder. Da er veien kort til purre- og inkassogebyrer med de unødvendige kostnadene det medfører.
Her er får du en enkel guide som kan hjelpe deg med å gjøre økonomiavdelingen papirløs:
1. Digitalisér papirdokumentene!
Skann og digitaliser alle papirdokumenter som fakturaer, kvitteringer, kontrakter, og andre økonomirelaterte dokumenter. Ta i bruk et skybasert dokumentbehandlingssystem for å lagre de digitale dokumentene på en sikker måte og gjøre dem enkle å finne og dele.
Videre bør det oppfordres til å minske papirbruken på arbeidsplassen.
2. Elektronisk fakturabehandling:
Implementer et elektronisk fakturabehandlingssystem og krev å få fakturaer og bilag elektronisk fra leverandører. Dette reduserer behovet for å behandle papirfakturaer manuelt og muliggjør automatisert behandling og betaling av fakturaer.
3. Automatisert arbeidsflyt:
Implementer automatisert arbeidsflyt for å automatisere rutinemessige økonomioppgaver som godkjenning av utgifter, rapportering av utlegg og håndtering av reiseregninger. Dette reduserer behovet for manuell håndtering av papirdokumenter og forbedrer effektiviteten i økonomiavdelingen.
4. Opplæring og bevissthet:
Sørg for at de ansatte i økonomiavdelingen er opplært i å bruke de digitale verktøyene og systemene som er implementert for å bli papirløse. Oppfordre alle de ansatte til å bruke digitale løsningene i stedet for papirbaserte metoder.
5. Sikkerhet og personvern:
Med skybaserte tjenester er det enklere å opprettholde sikkerhet og personvern for ansatte og kunder. All data er lagret sikkert og trygt i skyen.
Teknologiske fremskritt, automatisering og elektronisk dokumentutveksling i økonomiavdelingen har gjort det mulig å oppnå betydelige effektivitetsforbedringer og kostnadsbesparelser.
Klar for å bli kvitt papiret?
Book en demo med en av våre rådgivere og se hvordan Compello kan effektivisere flyten - uten papir!
