<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=320833&amp;fmt=gif">

Outsourca mottagande, attestering och utskick av fakturor

Ekonomistyrning

4 min. läsning

De stora ERP-aktörerna har överlåtit hanteringen av inkommande och utgående fakturor till tredjepartsaktörer som Compello. Anledningarna till detta är många.

Konkurrensen bland de stora ERP-aktörerna, som SAP, Oracle och Microsoft, är stenhård. Det märks inte minst på den höga innovationstakten som resulterat i kraftigt förbättrad funktionalitet för användarna. Bakom varje strategisk CFO finns som regel ett ERP-system som minskar mängden rutinarbete och underlättar beslutsfattandet. 

Fakturaflödet, en bortglömd komponent hos de stora aktörerna?

I denna för övrigt mycket positiva utveckling finns det dock vissa delar som är eftersatta, inte minst fakturahanteringen, som är ett område som ligger mig varmt om hjärtat. Man skulle kunna tro att de världsledande ERP-aktörerna erbjuder automatiska funktioner för mottagande och attestering av inkommande fakturor, men så är inte fallet. Det är allmänt känt att ekonomiavdelningar världen över ägnar allt för mycket tid åt att behandla fakturor, vilket beror på att en stor del av arbetet – från mottagande och registrering till attestering och kontering – utförs manuellt. 

Nåväl, i Norden och på många andra platser världen över konkurrerar Compello och många andra systemleverantörer om att vara bäst på fakturamottagning, fakturaattestering och utskick av fakturor. Vi erbjuder lösningar för kända (och många mindre kända) ERP-system och är så kallade tredjepartsaktörer. 

Att vi tredjepartsaktörer existerar beror knappast på ERP-jättarnas välvilja, svaghet eller brist på teknisk kompetens. Nej, att SAP, Oracle, Microsoft m.fl. inte erbjuder bra lösningar för mottagande och attestering av fakturor har helt andra orsaker. 

Därför existerar vi (och våra konkurrenter)

Jag tror att anledningen till att tredjepartsaktörer existerar – och fortsätter att vara framgångsrika – handlar om att vi är dynamiska och opererar på relativt små marknader, i motsats till de stora aktörerna som utvecklar globala system. Betänk också att infrastrukturen för elektroniska dokument och transaktioner företag emellan varierar från land till land, samt att regelverket ständigt förändras. Därtill kommer FinTech-revolutionen, med ständigt nya betalningslösningar inom både B2B och B2C. Kort sagt handlar det om marknadernas storlek samt risker, anpassningar och närvaro. 

Enligt mig borde alla företag som använder något av de större ERP-systemen välja en tredjepartsaktör för hantering av inkommande fakturor. Ett stort företag kan ha tusentals leverantörer i olika länder. Med andra ord inkommer ett enormt antal fakturor som ska hanteras. Och med tanke på att formaten ofta skiljer sig åt mellan olika länder blir detta en mycket krävande uppgift för ekonomiavdelningen. 

Det är här tredjepartslösningar för inkommande fakturor kommer in i bilden. Vi automatiserar mottagandet, standardiserar formaten, definierar regler tillsammans med kunden och skapar dokumentflöden för attestering och kontering. 

Effektiva fakturaflöden är bra för affärerna

Vad innebär effektiviseringen av hanteringen av inkommande fakturor i tid och pengar? I rapporten Tar du styringen presenterar PwC en utmärkt kartläggning av hur det står till med effektiviteten på ekonomiavdelningarna hos norska företag. Här framkommer bland annat att de effektivaste 25 procenten av företagen hanterar nästan fyra gånger så många fakturor per anställd jämfört med de minst effektiva 25 procenten. 

På Compello är tumregeln att det tar 25 minuter för en medarbetare att behandla en pappersfaktura, 12 minuter att behandla en faktura som skickats som e-postbilaga – och sju minuter att behandla en EHF-faktura. Genom att automatisera flödet kan man begränsa arbetsbördan så att det enda som behöver hanteras är avvikelser.

PwC har räknat ut hur stor del av företagens omsättning som kostnaden för ekonomifunktionen utgör. Hos de effektivaste 25 procenten av företagen utgör kostnaden 0,53 procent av omsättningen, medan den hos övriga företag utgör 1,64 procent. Alltså betalar de mindre effektiva företagen tre gånger mer för ekonomifunktionen än vad de skulle kunna göra.

Alla företag kan effektivisera fakturahanteringen

Redan idag kan de flesta fakturor behandlas utan att någonsin beröras av människohand, från det att fakturan skickas av leverantören tills den attesteras av mottagaren. Bättre kontroll, mindre fel i bokföringen och mindre manuellt arbete innebär att det blir mer tid över för analyser och annat som kan bidra till bättre affärsbeslut. 

LÄS OCKSÅ: Så effektivt kan företaget ta emot och attestera fakturor

Det är lättare än många tror att använda självlärande teknik för fakturaattestering – och därmed minska kostnaderna och öka effektiviteten. En automatisk fakturaprocess, till exempel, innebär många fördelar för verksamheten: 

  • Ni sparar tid genom att ni slipper fylla i uppgifter och kontokoder manuellt
  • Risken för fel minskar, jämfört med manuell hantering
  • Ni får mer tid över för hantering av avvikelser
  • Ni får bättre kontroll – eftersom mindre tid ägnas åt rutinuppgifter
  • Och mängden rutinarbete för medarbetarna på ekonomiavdelningen minskar betydligt

LÄS OCKSÅ: Så tolkar vi fakturan, så att revisorn slipper göra det

I nästa artikel kommer jag att berätta mer om hur lätt det är att effektivisera fakturahanteringen – och hur snabbt det kan gå. Artikeln kommer även att innehålla utlåtanden från en mycket spännande kund. Häng med!

Ta kontakt med med en av våre dyktige rådgivere


Gillade du det här blogginlägget?
Då rekommenderar vi dessa ...

PEPPOL BIS 3.0 - vad är det?

Men, vad är PEPPOL BIS 3.0 mer exakt? I den här artikeln kommer vi att ge dig en förståelse för vad du behöver göra för att din ekonomiavdelning ska bli mer lönsam.

Compello – Din partner inom digitalisering av ekonomiavdelningen

Trots att alla företag, leveranser och kundrelationer är unika så har de troligen minst en gemensam nämnare: det föregår en transaktion mellan säljare och köpare.

Är faktureringslösningen skalbar?

Nästan dagligen får jag inspiration av att läsa om nordiska bolag som växer snabbt, expanderar internationellt och löser viktiga problem för kunderna och samhället. Det är läsning som ger mig en rejäl dos framtidstro och tjänar som en motvikt i tider när man matas med nyheter om klimatutmaningar och nya politiska utmaningar.