<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=320833&amp;fmt=gif">

Fyra bra skäl att investera i e-fakturering

Fakturering

3 min. läsning

Vill du ha bättre kontroll över inkommande fakturor och en mer effektiv process för attestering och bokföring? Med PROCESS får du en uppsättning tjänster som gör den interna faktureringsprocessen säkrare, effektivare och mer användarvänlig. Med full kontroll och med hjälp av intelligenta lösningar, blir fakturaflödet snabbare och smidigare.  

Elektronisk faktura

Elektronisk fakturering är fakturans framtid. Det finns flera orsaker till att den elektroniska faktureringen är ett bättre alternativ än både e-postmeddelanden med PDF-filer och de traditionella pappersfakturorna.

Även om elektronisk fakturering kan ha vissa begränsningar råder det inget tvivel om att fördelarna väger över nackdelarna. Vi har listat fyra bra skäl till varför du bör överväga elektronisk fakturering. Men innan det, en snabb genomgång över vad som skiljer e-fakturan från andra fakturor.  

Vad är en e-faktura? 

En elektronisk faktura, eller en e-faktura, misstas ofta för en digital faktura. Båda kan förvisso hanteras elektroniskt, men det är en stor skillnad på dessa två. Det finns också olika e-faktura format, varav Peppol och Svekfaktura är de vanligaste.  

En e-faktura skapas i leverantörens faktureringssystem eller nätbank och levereras sedan till mottagaren/kunden via en tjänsteoperatör, en så kallad accesspunkt.  Operatören kan jämföras med postsystemet som används när man skickar pappersfakturor. Varje mottagare av en e-faktura har också sin egen e-faktureringsadress, i Sverige används företagets organisationsnummer.  

Elektronisk fakturering tar bort onödiga steg, såsom manuell datainmatning och kontroll. För att detta ska vara möjligt måste fakturan vara i ett format som köparens system kan behandla. E-fakturafilerna kommer som strukturerad data, till exempel XML och EDI-filer. Det finns en gemensam standard i Europa som heter Peppol BIS Billing 3.0 som även är ett av de vanligaste standardiserade formaten för e-faktura i Sverige. 

Läs också: Ekonomiavdelningens nya vardag

En e-faktura är: 

  • Fakturadata i format som XML eller EDI, skapade i en faktureringsprogramvara.
  • Strukturerad fakturadata utfärdade av ERP-program.

En e-faktura är inte: 

  • Ostrukturerad fakturadata i format som TIF, JPG, PDF, Excel eller Word 
  • Skannade pappersfakturor
  • Dokument behandlade med optisk teckenigenkänning

Läs också: Hur går det med er fakturering till offentliga kunder? 

Fyra skäl till varför du ska investera i elektronisk fakturering: 

1. Du sparar tid 

Elektronisk fakturering eliminerar många onödiga steg från faktureringsprocessen. På så sätt kan både du och kunden spara tid genom att använda ett elektroniskt faktureringsprogram.

2. Du reducerar kostnader 

Med papperslös fakturering undviker du kostnader för papper och porto. Genom att använda mallar och mejla fakturor som PDF-filer sparar du inte bara in på din egen arbetstid, utan även mottagarens.

3. Du minskar fel

Genom att minimera manuell inmatning och öka automatisering minskar fel och eventuella stavfel. Du slipper dessutom lägga tid på kunddialog om fakturafel.

4. Du kan erbjuda bättre kundservice 

Det är mer bekvämt för kunden att får en e-faktura till en plattform. Enligt Visma kan du spara upp till 90% av administrationskostnaderna vid e-fakturering. 

Prenumerera på Compello-bloggen


Gillade du det här blogginlägget?
Då rekommenderar vi dessa ...

5 tips för en mer effektiv ekonomiavdelning

Med en pandemi som utmanar den traditionella arbetsvardagen har fler och fler fått börja använda teknik som gör det möjligt för anställda att arbeta mer flexibelt. Här finns inget utrymme för att ens ekonomiavdelningen ska vara ett undantag.

Fakturan – dåtid, nutid och spaning inför framtiden

Idag är “faktura” långt ifrån ett främmande ord men kan troligtvis dateras längre tillbaka i tiden än vad man kan föreställa sig. Vi har kastat oss över historieböckerna och tagit oss en närmare titt på fakturans resa genom tiderna och passar även på att förutspå fakturans roll i framtiden.

Compello SEND – fakturalösningen som möjliggör sömlös leverans i flera kanaler

Enligt siffror som Lowell har tagit fram i Norge skickas det påminnelser för en av tio fakturor hos norska bolag. Vidare påpekar de att det i genomsnitt tar norrmän 18 dagar att betala en pappersfaktura (vi har i skrivande stund ingen statistik för den svenska marknaden, men förutsätter att den är ungefär likadan). Med vår lösning, Compello SEND, ser vi verkligen att resultatet är en effektiv distribution och nöjda kunder som betalar i tid.