<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=320833&amp;fmt=gif">

5 tips för en mer effektiv ekonomiavdelning

Fakturering

4 min. läsning

Om det är något tiden vi befinner oss i har visat, så är det att visa hur viktigt det är för företag att anpassa sig för digitalt arbete - på kort tid. De allra flesta företagen har varit tvungna att göra en fullständig vändning i sin verksamhet för att kunna fungera som tidigare.

Med en pandemi som utmanar den traditionella arbetsvardagen har fler och fler fått börja använda teknik som gör det möjligt för anställda att arbeta mer flexibelt. Här finns inget utrymme för att ens ekonomiavdelningen ska vara ett undantag.

Från kontoret till molnet

Traditionellt har ekonomiavdelningen alltid en fast plats på kontoret. De anställda som arbetar med ekonomi och redovisning har ofta mycket manuellt arbete, som exempelvis manuell bearbetning av inkommande och utgående fakturor. Tillvägagångssättet innebär inte bara nödvändig fysisk närvaro, utan även lagringsutrymme i företaget och övrigt pappersarbete. 

Det här sättet att arbeta gör det mer eller mindre omöjligt för ekonomiavdelningen att arbeta flexibelt, och många anser att hemmakontor är ett hinder för att ha ett effektivt flöde i verksamheten. En lösning på denna utmaning är att flytta alla processer till molnet, vilket gör ekonomiavdelningen digital.

Vi har tidigare publicerat ett kundcase där en av våra kunder, Norwegian Medical Association, förklarar hur digitaliseringen av ekonomiavdelningen har lett till mycket bättre effektivitet. Ekonomichefen Kjell Walquist berättar även att automatiseringen har säkerställt att företaget kan göra de flesta uppgifterna från hemmakontoret.

Läs hela kundcaset här:
Legeforeningen - full effektivitet på ekonomiavdelningen med Compello

Hur man får en mer tids- och kostnadseffektiv ekonomiavdelningHur man får en mer tids- och kostnadseffektiv ekonomiavdelning

Den här typen av förändring görs inte över en natt. Men, när processen är genomförd genererar det i en mycket mer effektiv ekonomiavdelning och en konkurrenskraft för företaget, vilket gör att fokus därför bör vara på just digitalisering. Vi har inom området gjort en lista med tips som kan göra ekonomiavdelningen mer tid- och kostnadseffektiv:

- Fokusera på digitalisering. Vi har tidigare skrivit en artikel där vi tittar närmare på de 8 viktigaste prioriteringarna för att få högpresterande ekonomiavdelningar. I den här listan är den första aspekten “fokus på digitalisering”. Det är inte utan anledning att den första aspekten är just digitalisering då tekniken är under ständig utveckling. Det här gör inte bara att funktioner blir mer avancerade och bättre, de blir också billigare och lättare att använda, vilket är en direkt motsvarighet till tids- och kostnadsbesparingar.

- Distributionsmöjligheter. Effektiv och snabb distribution av fakturor till kunder eller medlemmar är viktigt för alla organisationer, och bidrar även till bättre likviditet. Om ett företag inte har en bra lösning för detta, kan det resultera i att för mycket tid och resurser läggs på manuell fakturering. Det är effektivt att använda många olika distributionskanaler, vilket innebär att företag kan distribuera fakturor i den kanal som är mest kostnadseffektiv och som samtidigt möter kundernas preferenser.

Les mer om Multikanal distribution

- Översikt och rapportering. Om du för närvarande arbetar med fysiska pärmar eller Excel-dokument kan det vara svårt att omedelbart skapa en fullständig översikt av företagets inkommande och utgående fakturor och andra dokument, vilket inte är särskilt kostnadseffektivt. Med automatiska lösningar som hanterar detta kommer du att kunna få en fullständig översikt på bara en bråkdel av tiden. Du kommer också att kunna hämta dagliga och månatliga rapporter på bara några knapptryck.

- Smartare attestering och bokföring. Gemensamt för alla fakturor är att de måste attesteras, bokas och betalas. Om dessa hanteras manuellt krävs mycket resurser. Varför inte istället låta dessa processer automatiseras? Detta sparar både tid och pengar för hela verksamheten, och speciellt för ekonomiavdelningen. Det här ger även företag möjligheten att automatisera attesteringen av fakturor, baserat på historik eller egendefinierade regler. 

- Automatisera mottagningen. En av de saker som är ytterst tidskrävande är e-postmeddelanden med fakturor som lätt försvinner i mängden. De måste ofta letas upp, vilket tar tid, och sedan läggas i ett redovisningssystem. Genom att automatisera mottagandet av fakturor, bilagor och andra dokument får företaget en mer effektiv arbetsvardag. Med hjälp av detta kommer du att kunna eliminera manuella och tidskrävande rutiner, och du kommer att ha full kontroll över inkommande uppgifter. 

Digitalisering - ett hav av möjligheter

Vi hoppas att den här artikeln och listan över tips har öppnat dina ögon för hur du kan göra din ekonomiavdelning betydligt mer tids- och kostnadseffektiv med hjälp av digitalisering. Huvudsyftet med digitalisering är att förenkla processer och att spara tid, där uttrycket "tid är pengar" är mycket passande. Vi befinner oss i en tid där omständigheterna tvingar många företag att omorganisera sina arbetsprocesser digitalt. Samtidigt befinner vi oss i en tid där det teknologiska landskapet rör sig i snabbare takt än någonsin tidigare, vilket innebär att de digitala lösningarna öppnar upp ett hav av möjligheter.

Ta kontakt med med en av våre dyktige rådgivere


Gillade du det här blogginlägget?
Då rekommenderar vi dessa ...

Fakturan – dåtid, nutid och spaning inför framtiden

Idag är “faktura” långt ifrån ett främmande ord men kan troligtvis dateras längre tillbaka i tiden än vad man kan föreställa sig. Vi har kastat oss över historieböckerna och tagit oss en närmare titt på fakturans resa genom tiderna och passar även på att förutspå fakturans roll i framtiden.

Compello SEND – fakturalösningen som möjliggör sömlös leverans i flera kanaler

Enligt siffror som Lowell har tagit fram i Norge skickas det påminnelser för en av tio fakturor hos norska bolag. Vidare påpekar de att det i genomsnitt tar norrmän 18 dagar att betala en pappersfaktura (vi har i skrivande stund ingen statistik för den svenska marknaden, men förutsätter att den är ungefär likadan). Med vår lösning, Compello SEND, ser vi verkligen att resultatet är en effektiv distribution och nöjda kunder som betalar i tid.

Fyra bra skäl att investera i e-fakturering

Elektronisk faktura Elektronisk fakturering är fakturans framtid. Det finns flera orsaker till att den elektroniska faktureringen är ett bättre alternativ än både e-postmeddelanden med PDF-filer och de traditionella pappersfakturorna.