<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=320833&amp;fmt=gif">

Så här blir reseräkningen ekonomiavdelningens bästa vän

Reseräkning

4 min. läsning

Vad krävs för att reseräkningen ska bli lättare att använda, både för de anställda och ekonomiavdelningen? Här är åtta nycklar till en bättre användarupplevelse och en bättre och effektivare bokföring.

Här är våra åtta nycklar till en bättre användarupplevelse och en bättre och effektivare bokföring:

1. Ett intuitivt användargränssnitt för de anställda

Det är här allting börjar. Om de anställda som ska lämna in reseräkningar får göra det i ett gränssnitt som är intuitivt och lätt att använda ökar sannolikheten för att de lämnas in i tid samtidigt som risken för fel minskar. Alltför krångliga och tidskrävande rutiner blir lätt en mardröm för alla, både de anställda och ekonomiavdelningen, och leder vanligtvis till att de anställda drar sig för att skriva reseräkningen, skjuter på det, blir frustrerade när de faktiskt kommer igång och ofta gör fel.

2. Snabb registrering av bilagor

Det här kriteriet följer i kölvattnet av punkten ovan. Om gränssnittet är intuitivt går registreringen i regel snabbare. Jag nämner det som en egen punkt eftersom medarbetarna är den viktigaste resursen i de allra flesta verksamheter, och de är en resurs som bör användas på bästa möjliga sätt. Några minuter här och där för att lämna in en reseräkning hos en arbetsgivare med flera hundra anställda, varje vecka året runt, det blir många timmar det.

3. En app som kan användas överallt och när som helst

Vi tar med oss mobilen överallt. När vi är på resande fot har vi av naturliga skäl inte alltid möjlighet att ta fram laptopen. Eventuellt tillåter inte arbetsgivaren att laptopen används på offentlig plats. Och det är i samband med resor som du får många av de kvitton som sedan ska registreras – kvitton som på något mystiskt sätt alltid lyckas försvinna från jackfickor och väskor. Då är det praktiskt att ha en app där du kan sköta detta när det passar dig. I appen bör du även ha tillgång till alla reseräkningar som du har lämnat in vid tidigare tillfällen.

Screenshot 2020-02-24 at 22.34.24

Vi menar att priset för att använda ett system för reseräkningar bör anpassas till hur mycket de anställda på företaget reser, och priset bör kunna justeras upp och ner efter behov. Med en månadsavgift per användare tillgodoses detta.

4. Smart tolkning av fysiska bilagor

När du tar en bild på ett kvitto är det opraktiskt om du eller en kollega på ekonomiavdelningen dessutom måste knappa in vad det står på kvittot. I dag förväntar sig alla att appen innehåller en tolkfunktion som ser till att uppgifterna på kvittot registreras i rätt fält, även momsbeloppet. En bra app räknar också automatiskt om beloppen till den valuta som företaget använder i redovisningen. Om du kör bil bör du snabbt kunna räkna ut hur många kilometer du kört med hjälp av mobiltelefonens GPS-funktion.

5. Godkännande av överordnad  enkelt och säkert

Att det går snabbt och lätt för den anställde att registrera sina resekostnader får inte ske på bekostnad av försämrad kostnadskontroll för arbetsgivaren. Snarare bör registreringen öka möjligheterna för den anställdes chef att noggrant kontrollera reseräkningen. Vi menar att ju lättare och snabbare rutinarbetet kan göras, desto mer tid och energi har man som överordnad till att göra relevanta och kvalitativa kontroller av de inlämnade reseräkningarna. Och vad är väl enklare än om godkännandet av reseräkningar kan göras i samma system och gränssnitt som den överordnade använder för att attestera fakturor?

6. Reseräkningen registreras på rätt projekt eller kostnadsställe – och förkonteras

En del av det rutinarbete som nämns i punkten ovan består i att kontrollera att reseräkningarna är registrerade på rätt projekt, avdelning, konto och/eller budgetpost. Med enkla regler, en smart app och en robust programvara i bakgrunden kan reseräkningarna förkonteras automatiskt på ekonomiavdelningen – med hänsyn till olika momsavgifter och särskilda regler för representation.

7. Anpassning till lönesystem och gällande skattelagstiftning 

Ett av de viktigaste skälen till att världens största utvecklare av ERP-system inte har tagit fram appar för reseräkningar – i varje fall inga appar som fått stor spridning i Norden – är de nationella reglerna för kilometerersättning, traktamenten m.m. Dessa regler innehåller bland annat krav på att man i redovisningen skiljer mellan lönekostnader och ordinarie kostnader och reglerar även beräkningen av skatter. Kräv att den lösning ni använder för reseräkningar underlättar det här jobbet för er.

8. Priset bör vara anpassat till hur mycket de anställda faktiskt reser

Vi menar att priset för att använda ett system för reseräkningar bör anpassas till hur mycket de anställda på företaget reser, och priset bör kunna justeras upp och ner efter behov. Med en månadsavgift per användare tillgodoses detta.

Vad förväntar ni er av det verktyg ni använder – eller överväger att skaffa – för reseräkningar? Compello lanserar just nu nya funktioner för vår reseräkningslösning och vi berättar gärna mer om hur den kan underlätta vardagen för era medarbetare, både de som reser och kollegorna på ekonomiavdelningen.

Minimera administrationen och förenkla hanteringen av reseräkningar och utlägg med Compello Reseräkning

Ta kontakt med med en av våre dyktige rådgivere