<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=320833&amp;fmt=gif">

Slik fikser dere reiseregning når Norge får 100 nye bomstasjoner

Reiseregning

3 min. lesning

En smart app kan gjøre livet mer behagelig for den ansatte og behandling av reiseregning langt mer effektivt for arbeidsgiver når Norge får 100 nye bomstasjoner.

Reiseregningen tilføres en dose kompleksitet for hver gang du passerer en bomstasjon. Slik behøver det ikke være, for en smart app kan gjøre livet mer behagelig for den ansatte og behandling av reiseregning langt mer effektivt for arbeidsgiver.

Spoiler: Her får du som leser ingen politiske betraktninger om de nye bomstasjonene som er planlagt. Jeg skriver først og fremst om hvordan bedriften skal løse de tekniske og regnskapsmessige utfordringene som bomstasjoner gir når ansatte skal føre reiseregning.

Flere bomstasjoner betyr økt kompleksitet for den som kjører egen bil på jobben og skal fylle ut reiseregning. Og, det betyr økt kompleksitet for arbeidsgiveren som skal behandle reiseregningen.

Reiseregningen i et nøtteskall

La oss begynne med den ansatte: De private utleggene på reisen skal dokumenteres. Formål med turen, antall kjørte kilometer og kvitteringer for mat og overnatting er de fleste vant til å håndtere, selv om jeg har til gode å treffe mennesker som finner dette lystbetont.

Hva om den ansatte hadde en app som automatisk registrerte antall kilometer og passering av bomstasjoner gjennom bruk av GPS-funksjonen på mobiltelefonen? 

Legg så til passeringer av bomstasjoner, som den ansatte belastes sitt eget AutoPASS-abonnement. Å notere passeringene i dag er allerede krevende. Den eneste trøsten er at det blir langt verre om noen år.

Hvordan ser det så ut hos arbeidsgiver, som mottar reiseregningen som den ansatte fyller ut? Her har vi minst seks prosesser som oppstår:

  1. Mottak av dokumentasjon
  2. Godkjenning av utlegg
  3. Splitting av kilometergodtgjørelse og bompasseringer fra øvrige utlegg
  4. Lønnsutbetaling og beskatning av kilometergodtgjørelse og bompasseringer
  5. Kontering av øvrige utlegg, inkludert hvilke prosjekter de skal føres på
  6. Refusjon av øvrige utlegg

På tide med smartere håndtering av reiseregning

De fleste private og offentlige virksomheter har verktøy og metoder som automatiserer i hvert fall deler av disse prosessene. Hvordan kunne hele prosessen blitt gjort smartere? Enklere for den ansatte og samtidig mer effektivt for bedriften?

Hva om den ansatte hadde en app som automatisk registrerte antall kilometer og passering av bomstasjoner gjennom bruk av GPS-funksjonen på mobiltelefonen? Der korrekt godtgjørelse regnes ut automatisk. Og hva om utleggene registreres ved å ta bilde av kvitteringene? Den ansatte må i praksis kun registrere formålet med turen. Enkelt?

Ja, men det kan forenkle enda mer hos arbeidsgiver. Mottak av dokumentasjonen er automatisert. Det samme er splitting mellom kjøregodtgjørelse og øvrige utlegg. Sistnevnte kommer ferdig kontert inn i regnskapet, mens en integrasjon med lønnssystemet automatiserer utbetaling av kjøregodtgjørelse som lønn. Alt som gjenstår av manuelt arbeid er at én eller flere personer godkjenner reiseregningen.

En app som kan registrere alle utleggene du har med bompasseringer

Tenk så mye enklere hverdagen hadde blitt hvis en app hadde registrert alle utleggene du har med bompasseringer

LES: Slik tolker vi fakturaen, slik at regnskapsføreren slipper

Ta første steget mot smarte reiseregninger nå!

Om veldig kort tid lanserer vi en modul for reiseregning som har alle disse egenskapene. I tillegg har vi planlagt en ruteplanlegger som gjør samme jobb dersom den ansatte ønsker å registrere turen manuelt i etterkant.

Ekstra bra blir det dersom dere allerede har fakturagodkjenning fra Compello, for da vil reiseregning håndteres i samme grensesnitt som fakturaene.

LES OGSÅ: Derfor skal du telle hvor mange fakturaer kollegene håndterer

Som jeg innledet med å si: Jeg mener ikke noe om de nye bomstasjonene, men jeg mener – nei, jeg er totalt overbevist om – at en slik behandling av reiseregninger er en god nyhet for landets arbeidsgivere. Enig?

Ta kontakt med med en av våre dyktige rådgivere


Likte du dette blogginnlegget?
Da anbefaler vi disse...

Slik blir reiseregningen venner med regnskapsavdelingen

Her er våre åtte kriterier til gode brukeropplevelser og bedre og raskere bokføring: