<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=320833&amp;fmt=gif">

PEPPOL BIS 3.0 – hva er det?

4 min. lesning

I alle bransjer finnes det ord og uttrykk alle må kjenne til. Innenfor regnskap og økonomi er PEPPOL BIS 3.0 og EHF eksempler på slike ord. Spesielt for dem som jobber med kundesegmenter innen B2B eller B2G.

Men hva er egentlig PEPPOL 3.0? I denne artikkelen skal vi gi deg den forståelsen du trenger for å kunne ta et steg nærmere å gjøre bedriften og økonomiavdelingen din mer lønnsom.

Vi starter med: hva er PEPPOL?

3.0 indikerer at dette ikke er en nyskapning –  og det stemmer godt. PEPPOL, eller Pan-European Public Procurement Online, er en EU-styrt organisasjon som tilrettelegger for et felles system for e-handel og elektroniske dokumenter mellom bedrifter på tvers av land i EU.

Hensikten er å muliggjøre utveksling av elektroniske dokumenter mellom forretningspartnere, uavhengig av hvilken meldingsformidler bedriftene bruker.

PEPPOL-prosjektet startet 1. mai 2008 med 14 offentlige deltakere fra åtte land og med et totalbudsjett på 19,6 millioner euro. Fra 1. november 2009 ble prosjektet utvidet med fire deltakerland. Samtidig ble budsjettet økt med 11,2 millioner euro. 

I Norge er det Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) som har ledet og koordinert prosjektet. Her falt valget riktignok på å lage en særnorsk vri på formatet, som fikk navnet EHF.

Hva er EHF?

Den norske varianten av det europeiske PEPPOL BIS-formatet fikk navnet EHF, eller elektronisk handelsformat, og er statens standardformat for elektroniske handelsdokumenter. I 2012, altså fire år etter PEPPOL-prosjektet startet opp i EU, ble det satt krav om at fakturaer og kreditnotaer til statlige virksomheter skulle sendes med standard EHF-format i Norge.

Fra og med 1. januar 2015 ble også alle norske kommuner pålagt å kunne ta imot EHF-fakturaer. I dag har mange kommuner og bedrifter gått over til EHF, og godtar ikke lenger fakturaer på papir.

For å forstå hvor vi er i dag, med EHF og PEPPOL BIS 3.0, er det nødvendig med en innføring i disse to begrepene, men hvor er vi egentlig i dag?

Les også: Fakturaen – fortiden, nåtiden og spådommer for fremtiden.

EHF vs. PEPPOL BIS 3.0

Fra og med 1. januar 2019, kom et nytt obligatorisk EHF-format som gjelder i hele EU. Dette formatet er i EU kjent som Peppol BIS 3.0, men blir i Norge betegnet som EHF 3.0. I motsetning til tidligere, der EHF var en norsk variant av det europeiske PEPPOL BIS-formatet, er det nå ikke lenger noe særnorsk format.

Selv om det er typisk norsk å være særegen, vil et felles, og ikke minst obligatorisk, format åpne opp dørene for spennende muligheter for utveksling av handelsdokumenter på tvers av landegrensene i Europa.

Men har norske bedrifter kommet i gang med bruken av det nye formatet?

Ifølge anskaffelser.no, som er fagsiden for offentlige anskaffelser, er det lite som tyder på at vi er der enda. I en sak publisert desember 2019 står det at et betydelig antall mottakere fortsatt mangler registreringen av obligatorisk EHF fakturering 3.0 (Peppol BIS Billing 3.0) – selv om dette har vært obligatorisk siden 18. april 2019.

Slik sikrer du at du henger med i tidenSlik sikrer du at du henger med i tiden

For å henge med i tiden og følge kravene som er satt for utveksling av elektroniske dokumenter, bør du se etter en tjenesteleverandør som har et sertifisert PEPPOL Aksesspunkt. Dermed kan du til enhver tid støtte de gjeldende formatene.

Et aksesspunkt automatiserer den elektroniske faktureringsprosessen og åpner enkelt opp for å begynne med komplett e-handelskommunikasjon. Aksesspunktet dekker i tillegg alt av kommunikasjon i forbindelse med bestilling, leveranse og fakturering i dokumentypene:

  • faktura
  • kreditnota
  • purring
  • ordre
  • oredrebekreftelse
  • pakkseddel
  • katalog og katalogbekreftelse

Les også: Aksesspunkt – mer enn faktura.

Dette er fordelene din bedrift sitter igjen med

Det er først og fremst obligatorisk å følge kravene som er satt for utveksling av elektroniske dokumenter, men det vil også gi bedriften din ytterligere fordeler å ta i bruk aksesspunkt:

  • Du sparer kostnader – Elektronisk fakturaflyt sparer kopieringskostnader og eventuelle portokostnader.
  • Du bidrar til et bedre miljø – Behovet for papirfaktura forsvinner og du vil være en bidragsyter til et bedre miljø.
  • Du får bedre kontroll – Automatisering og systemer som gir økt innsikt sikrer bedre kontroll.
  • Du blir mer effektiv –  Prosesser som har blitt utført manuelt i økonomiavdelingen blir automatisert og utført på en mer lønnsom måte.

Ta kontakt med med en av våre dyktige rådgivere