SAP, Oracle, Microsoft og de andre store utviklerne av ERP-systemer kjemper knallhardt om kundene. Dette ser vi ikke minst i den høye innovasjonstakten, som gir seg utslag i stadig forbedret funksjonalitet for brukerne. Bak en mer strategisk CFO står det som regel et ERP-system som gir henne eller han bedre innsikt og beslutningsgrunnlag samtidig som omfanget av rutinearbeid er blitt redusert.
Fakturaflyt, glemt av innovasjonen hos de store?
I det som overordnet sett er en svært positiv utvikling, finnes det alltid nyanser. For meg er det nærliggende å snakke om fakturahåndtering. I utgangspunktet skulle man kanskje forvente at de største utviklerne av ERP-systemer har utviklet verdensledende funksjonalitet for automatisk mottak og godkjenning av innkommende faktura. Det er tross alt en kjent problemstilling i alle land at økonomiavdelingene bruker altfor mye tid på manuelle prosesser knyttet til mottak, registrering, dokumentflyt, godkjenning og prekontering av en faktura.
Likevel, i Norden og andre steder konkurrerer Compello med mange andre om å være best på fakturamottak, fakturagodkjenning og utsendelse av faktura. Vi er såkalte tredjepartsaktører, som tilbyr løsninger som knytter seg på alle kjente (og mange mindre kjente) ERP-systemer.
At vi tredjepartsaktører eksisterer er neppe et resultat av verken altruisme, unnfallenhet eller mangel på teknologisk kompetanse hos utviklerne av verdens største ERP-systemer. Årsaken til at SAP, Oracle, Microsoft og andre ikke har svært sofistikerte løsninger for fakturamottak og fakturagodkjenning må vi nok lete etter andre steder.
Derfor eksisterer vi (og konkurrentene)
Jeg tror at de viktigste grunnene til at tredjepartsaktører eksisterer – og vil fortsette å blomstre – handler om en dynamikk som begynner med at vi er relativt små markeder, mens de ovennevnte utvikler globale systemer. Legg så til at elektroniske dokumenter og infrastrukturen for oppgjør bedrifter mellom varierer fra land til land, samt at regelverket stadig oppdateres. Dertil kommer FinTech-revolusjonen, med stadig nye transaksjonsløsninger i såvel B2B som B2C. Kort sagt handler det om markedsstørrelse, risiko, tilpasninger og tilstedeværelse.
Jeg vil si at ethvert selskap som bruker et stort ERP-system bør velge en tredjepartsaktør for innkommende faktura. Et stort selskap kan ha tusenvis av leverandører lokalisert over hele verden. Et enormt antall fakturaer sendes til avdelingen for behandling. Med flere formater fra forskjellige leverandører som opererer i forskjellige land, er dette en arbeidskrevende oppgave for enhver økonomiavdeling.
Det er her tredjepartsløsninger for behandling av faktura spiller en rolle. Vi automatiserer mottak, standardiserer formater, lager regler sammen med kunden, og lager dokumentflyt for godkjenning og prekontering.
Effektiv fakturahåndtering er god butikk
Hva betyr det i tid, kroner og øre å effektivisere mottak og godkjenning av faktura? I rapporten Tar du styringen har PwC gjort den grundigste kartleggingen vi har funnet av effektiviteten i norske økonomifunksjoner. Blant funnene de har gjort, er at de beste 25 prosentene håndterer nesten fire ganger så mange inngående fakturaer per ansatt sammenlignet med de 25 prosent dårligste.
PwC målte økonomifunksjonenes kostnadsnivå i prosent av selskapets omsetning. De rimeligste 25 prosentene har et kostnadsnivå som utgjør 0,53 prosent av omsetningen, mens den for de øvrige utgjør 1,64 prosent. Altså koster de beste en tredjedel av resten.
Alle kan effektivisere fakturahåndteringen
Allerede nå er det fullt mulig at ingen menneskehender tar i en faktura fra leverandøren sender den og frem til dere godkjenner den. Bedre kontroll, riktigere regnskap og frigjort tid fra rutinearbeid betyr at mer energi kan brukes på analyse og andre bidrag til at bedriften treffer bedre beslutninger.
LES OGSÅ: Så effektivt kan bedriften motta og godkjenne fakturaer
Det er enklere enn mange tror å ta i bruk selvlærende teknologi for fakturagodkjenning – og dermed kutte kostnader og øke effektiviteten. En automatisk fakturaprosess, for eksempel, gir flere gevinster for bedriften:
- Dere sparer tid som ellers ville gått med til manuell inntasting av informasjonsfelt og kontokoder
- Det blir riktigere verdier enn ved manuell behandling
- Fakturasystemet gir dere mer tid til å håndtere avvik
- Dette gir bedre kontroll – fordi mindre tid går til rutinearbeid
- Og det betyr mindre rutinearbeid for medarbeiderne i økonomiavdelingen
LES OGSÅ: Slik tolker vi fakturaen så regnskapsføreren slipper
Neste gang skal jeg skrive om hvor enkelt det er – og hvor kort tid det kan ta – å komme helt i front på effektiv fakturahåndtering. Det skal vi få en veldig spennende kunde til å fortelle mer om. Følg med!
