<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=320833&amp;fmt=gif">

Slik blir reiseregningen venner med regnskapsavdelingen

Reiseregning

5 min. lesning

Hva skal til for at reiseregning oppleves som brukervennlig for de ansatte samtidig som behandlingen effektiviseres for regnskapsavdelingen?

Her er våre åtte kriterier til gode brukeropplevelser og bedre og raskere bokføring:

Her er våre åtte kriterier til gode brukeropplevelser og bedre og raskere bokføring:

  1. Et intuitivt brukergrensesnitt for den ansatte
  2. Rask registrering av bilag
  3. En app som kan brukes over alt og når som helst
  4. Smart tolkning av fysiske bilag
  5. Enkel og sikker godkjenning fra overordnede
  6. Reiseregning tilordnes riktig prosjekt eller kostnadssted - og prekonteres
  7. Tilpasset gjeldende skattelovgivning og tilpasset lønnssystemet
  8. Prising tilpasset hvor mye ansatte faktisk reiser

1. Et intuitivt brukergrensesnitt for den ansatte

Alt begynner her. Dersom den ansatte som skal lage reiseregningen, møter et grensesnitt som er intuitivt og lite krevende å bruke, øker sannsynligheten for at den ansatte faktisk gjør jobben i tide og gjør den riktig. Det motsatte er et mareritt for både ansatte og regnskapsavdelingen: Tungvint og tidkrevende registrering av reiseregning medfører at ansatte gruer seg til å gjøre jobben, utsetter den, blir frustrert når jobben gjøres og ofte gjør den feil.

2. Rask registrering av bilag

Dette kriteriet følger i kjølvannet av punktet over. Er noe intuitivt er det som regel også lite tidkrevende å bruke. Vi tar det med som et eget element fordi menneskene er den viktigste ressursen i de aller fleste virksomheter, og det er en ressurs som skal utnyttes best mulig. Noen minutter her og der for å registrere en reiseregning, hos en arbeidsgiver med flere hundre mennesker, hver uke hele året, det blir det mange timer av.

3. En app som kan brukes over alt og når som helst

Vi har med oss smarttelefoner over alt vi er. Når vi er på reise kommer det naturlig lommer av tid som ikke enkelt kan brukes foran laptopen. Kanskje har arbeidsgiver også regler mot å bruke laptopen på offentlige steder. Og det er når vi er på reise at du får mange av kvitteringene som senere skal registreres – kvitteringer som på mystisk vis blir borte i jakker og vesker. Her kommer en app «in handy», der du kan gjøre jobben når det passer deg. Og, du bør kunne se gjennom alle tidligere reiseregninger du har levert.

brukervennlig_reiseregning

Med vår app for reiseregninger kan du enkelt og greit registrere kvitteringer med en gang, så slipper du å ta vare på alle de fysiske kvitteringene.

4. Smart tolkning av fysiske bilag

Når du tar bilder av en kvittering, er det kjedelig om du eller en kollega i regnskapsavdelingen fysisk må registrere det som står på den. I dag kan alle forvente at appen inneholder en tolk, slik at bildet fører til at kvitteringen blir registrert med de riktige kostnadslinjene – merverdiavgift inkludert. En god app gir også automatisk omregning til den valutaen bedriften bruker for å føre regnskapet. Er du ute og kjører, bør du kunne forvente at GPS-funksjonaliteten i telefonen brukes til rask og riktig beregning av antall kjørte kilometer.

KONTAKT OSS ELLER LES MER OM COMPELLO REISEREGNING HER

5. Enkel og sikker godkjenning fra overordnede

Enkel, rask og brukervennlig registrering for den ansatte skal ikke gå på bekostning av kostnadskontroll hos arbeidsgiver. Snarere skal registreringen styrke muligheten for at den ansattes overordnede kan gjøre en skikkelig kontroll av reiseregningen. Vi mener at jo enklere og raskere det rene rutinearbeidet kan gjøres, desto mer tid og krefter har man som overordnet til relevant kvalitativ kontroll med en innsendt reiseregning. Og hva er vel enklere enn om godkjenning av reiseregning kan gjøres i samme portal og grensesnitt som den overordnede bruker for å godkjenne fakturaer?

6. Reiseregningen tilordnes riktig prosjekt eller kostnadssted – og prekonteres

En del av rutinearbeidet nevnt i punktet over er å sjekke at en reiseregning er tilordnet riktig prosjekt, avdeling, konto og/eller budsjettpost. Med enkle regler, en smart app og en robust software i bakkant, kan reiseregningen  bli automatisk prekontert for regnskapsavdelingen. Det inkluderer automatisk prekontering av differensiert merverdiavgift og spesielle regler for merverdiavgift for bevertning.

7. Tilpasset gjeldende skattelovgivning og tilpasset lønnssystemet

En viktig årsak til at verdens største utviklere av ERP-systemer ikke har laget apper for reiseregning – i hvert fall ikke noen som er i utstrakt bruk i Norden – er de nasjonale reglene for kjøregodtgjørelse, diett, andre reiseregulativer. Disse setter blant annet krav til splitting mellom lønn og ordinære kostnader i regnskapet – og den skattemessige behandlingen. Sett krav til at løsningen for reiseregning kan gjøre denne jobben for dere.

8. Prising tilpasset hvor mye ansatte faktisk reiser

Vi mener at prisen for å bruke reiseregning skal tilpasses hvor mye ansatte i bedriften reiser, og prisen bør kunne skaleres opp og ned ved behov. En månedlig pris per bruker ivaretar dette hensynet.

Hva forventer dere av verktøyet dere bruker – eller vurderer å ta i bruk – for reiseregning? I Compello lanserer vi i disse dager ny funksjonalitet for vår løsning for reiseregning, og vi vil gjerne snakke med dere om hvordan det kan gjøre livet enklere og bedre for kolleger både på reise og i regnskapsavdelingen.

Ta kontakt med med en av våre dyktige rådgivere


Likte du dette blogginnlegget?
Da anbefaler vi disse...

Slik fikser dere reiseregning når Norge får 100 nye bomstasjoner

Reiseregningen tilføres en dose kompleksitet for hver gang du passerer en bomstasjon. Slik behøver det ikke være, for en smart app kan gjøre livet mer behagelig for den ansatte og behandling av reiseregning langt mer effektivt for arbeidsgiver.