Smartere fakturahåndtering vil ikke bare fjerne tidstyver i økonomiavdelingen. Det vil også bidra til å redusere manuelle feil, forbedre effektiviteten og fremskynde betalingsprosessen. På denne måten får kollegaene dine mer tid til andre viktige oppgaver i bedriften.
Vi gir deg en mini guide til hvordan du kommer i gang med smart fakturahåndtering.
-
Du mottar en faktura:
Første steg er mottak av fakturaen. Fakturaen kan komme per post, som et e-postvedlegg eller som elektronisk faktura (eFaktura og EHF).
Mottar du et stort antall faktura hvert år? Da bør du gjøre et grep her først.
Det første du må gjøre er å kreve EHF. Ved å be om dette vil du og avsender spare tid og penger, i tillegg til at dere øker kontrollen. Miljøet blir også spart for unødvendig post og print.
Alle bilag som kommer inn i fakturamottak blir tolket og konvertert før det leveres inn i ERP systemet.
-
Du tolker og registrerer fakturaen:
Viktig informasjon som leverandørens navn, fakturanummer og beløp må selvfølgelig være på plass. I tillegg kan prosjektnummer eller annen viktig informasjon du trenger trekkes ut så du kan matche fakturaen opp mot riktig prosjekt eller firmabil, som et eksempel.
-
Du konterer fakturaen:
Ta i bruk en løsning som lar brukeren velge riktig kostnadssted, avdeling eller prosjekt for fakturaen som kommer inn. Dette kan være basert på forhåndsdefinerte regler eller tidligere transaksjoner.
Behandler du en del repetative fakturaer? Ved hjelp av AI kan du gi denne jobben videre til autokonteringsfunksjonen, så slipper du å sløse bort tid på å kontere denne fakturaen, måned etter måned.
-
Ta en faktura og send den videre:
Når fakturaen er tolket, registrert og kostnadssted er valg, kan den automatisk distribueres videre til riktig person eller avdeling i bedrifen for videre behandling.
-
Du godkjenner - eller ikke:
Felles for alle fakturaer er at de må godkjennes, og denne prosessen bør være så smidig og automatisert som mulig. Automatiske varsler, påminnelser og selvfølgelig mulighet for å godkjenne på farten via app er et minimum for en smart fakturaflyt.
Ofte er det flere personer involvert i denne prosessen, og med et tydelig og automatisk godkjennelse system kan fakturaene fordeles automatisk til de personene det er relevant for.
Du setter enkelt opp et hierarki i systemet med riktige mottakspersoner, påminnelser og oversikt slik at ingenting forsvinner.
Har du ferie eller skal være borte fra jobben i en periode?
Fakturaene tar aldri fri! Sett opp en dedikert vikar, så blir jobben gjort :)
Du kan også godkjenne fakturaer via app når du er på farten.
-
Du bilagsfører bilaget:
Automatiser prosessen med å opprette og registrere bilag i regnskapssystemet ditt basert på godkjente fakturaer. Dette kan inkludere generering av unike bilagsnumre og kobling av bilag til riktig regnskapsperiode.
-
Du må arkivere:
Har du et system for arkivering? Lagre de digitale fakturafilene på en sikker og søkbar måte i et skybasert arkiv. Dette gjør det enkelt å finne og hente frem fakturaer ved behov.
Vi jobber kontinuerlig med å fjerne tidstyver i økonomiavdelingen.
Med moderne teknologi, kunstig intelligens og menneskelig kontroll kan vi fjerne de manuelle og repetitive prosessene i økonomiavdelingen, slik at du kan bruke mindre tid på fakturahåndtering, og mer tid på verdiskapende arbeid.
Vil du bli kvitt tidstyvene?
Book en demo med en av våre rådgivere så viser vi deg triksene!
