Halloween minner oss om at hvem som helst kan skjule seg bak en maske og dukke opp uventet. I økonomiavdelingen skjer noe lignende hver dag: Hver PDF-faktura i innboksen kan være enten en reell betalingsforpliktelse – eller en svindler forkledd for å lure til seg penger.
Når prosessene dine er manuelle, har du i praksis latt døren stå ulåst. La oss se på monstrene som venter på å komme inn.
La oss se på "knask" eller "knep" i økonomiavdelingen.
1. "Knep": Bedrageren
Dette er den mest skremmende trusselen for en CFO. Svindleren ligner på en du stoler på – en direktør eller en kjent leverandør. De sender en PDF-faktura som ser 99 % ekte ut, men med et endret kontonummer.
- Manuell felle: En stresset regnskapsmedarbeider, som stoler på e-postadressen og logoen, taster manuelt det nye kontonummeret. Uten et system som automatisk validerer mot kjente leverandørdata, er pengene tapt.
- Frykten: Tap av penger, omdømmetap, og den grusomme erkjennelsen av at dine egne rutiner sviktet.
2. "Knep": Gjesten som bærer smitte
Den "uskyldige" e-posten fra en "leverandør" som ber deg "klikke her for å se fakturaen". Dette er ikke "knask". Det kan like gjerne være et "knep" som installerer ransomware og låser hele systemet ditt – og kanskje resten av serverne.
- Manuell felle: Avdelingen er opplært til å åpne vedlegg fra e-post for å behandle dem. E-post er en fundamentalt usikker kanal.
- Frykten: Full driftsstans, datatap, og løsepengekrav som truer hele virksomhetens eksistens.
3. "Knep": Tyven i skyggene
Fakturaer inneholder sensitive data: leverandørlister, priser, bankinformasjon. Når disse sendes som ukrypterte e-poster, lagres på lokale disker eller skrives ut og ligger på et skrivebord, er de enkle å stjele.
- Manuell felle: Mangel på et lukket, sporbart system. Hvem så fakturaen? Hvem endret den? Hvor er den nå? Manuelle rutiner etterlater ingen digitale spor.
- Frykten: Brudd på GDPR, konkurrenter som får innsyn i prisavtaler, og interne misligheter som ikke oppdages.
Slik bolter du døren
Automatisering er ditt alarmsystem! Stol på teknologien for å sikre dataene.
Den eneste måten å vinne "knask eller knep"-leken på, er å slutte å åpne døren selv. Du trenger en "dørvakt" som verifiserer alle før de slipper inn. Det er dette automatisering gjør.
1. Stopp hackere med EHF og datavalidering:
- Den sikreste fakturaen er den du aldri mottar på e-post. EHF-formatet er et lukket, kryptert system. Det er som å få posten levert direkte inn i en digital safe. Identiteten til avsender er verifisert.
- For PDF-er bruker vi AI-drevet tolkning som umiddelbart kryssjekker informasjonen (som kontonummer) mot de godkjente dataene i ERP-systemet. Systemet flagger avvik før en krone er betalt.
2. Lukk kanalen:
- En automatiseringsløsning som Compello blir din eneste, sikre inngang. Vi håndterer mottaket av e-poster i et kontrollert miljø. Farlige vedlegg og phishing-forsøk blir fanget før de når en ansatt.
- Du trenger ikke lenger å "stole på" at ansatte gjenkjenner en trussel. Teknologien tar ansvaret.
3. Skru på flomlyset:
- Den største frykten er mørket. Automatisering gir deg et 100 % revisjonsspor. Du ser nøyaktig hvem som har mottatt, godkjent og endret en faktura, og når.
- Dataene dine er ikke lenger spredt på e-post og servere; de er sikret i skyen og tilgjengelig kun for de med riktig tilgang.
Fra "skrekk" til "kontroll"
Den virkelige skrekken denne Halloween er ikke spøkelser eller zombier. Det er risikoen som ligger gjemt i dine manuelle regnskapsprosesser.
Å la være å automatisere er å la inngangsdøren stå på vidt gap og håpe at alle som ringer på har gode hensikter. Å velge automatisering er å installere et toppmoderne sikkerhetssystem.
Vil du sikre fakturaflyten?
Bestill en demo av Compello så viser vi deg hvordan du unngår fellene.
