Automatisert fakturagodkjenning reduserer operasjonelle kostnader ved å eliminere tidkrevende manuelle trinn og styrker finansiell kontroll for å minimere compliance-risiko. I 2025 utgjør kostnader knyttet til Accounts Payable (AP) en betydelig utgiftspost. For bedrifter som ønsker å sikre kontroll på bunnlinjen, starter alt med effektiv håndtering av inngående fakturaer. I Europeisk sammenheng, viser Billentis´rapporten for 2025 at en tradisjonell papirfaktura koster mottakeren mellom 30 og 50 euro å behandle, mens full automatisering kan redusere kostnaden til ned mot 1 euro per faktura. Kontroll over fakturaflyten er derfor ikke bare en regnskapsoppgave; det er en strategisk nødvendighet for å sikre nøyaktig økonomistyring og unngå unødvendige kostnader.
Hva er nøkkelen til å strømlinjeforme den interne godkjenningsflyten?
Nøkkelen til en mer smidig og strømlinjeformet godkjenningsflyt er å ta i bruk fleksible, regelbaserte rutingmekanismer som støtter både seriegodkjenning og parallelgodkjenning. Disse funksjonene sikrer at bilag automatisk sendes til riktig person for autorisasjon basert på satt beløpsgrense eller avdelingstilhørighet. For organisasjoner som behandler et høyt volum av inngående fakturaer, gjør seriegodkjenning det mulig å gruppegodkjenne mange bilag samtidig, noe som drastisk reduserer tiden brukt på rutineoppgaver.
Parallelgodkjenning er avgjørende når flere avdelingsledere eller prosjektansvarlige må godkjenne samme faktura samtidig. Dette er spesielt vanlig i større bedrifter, eller i bransjer som Bygg og Anlegg der ulike prosjektledere må bekrefte utgifter før kostnaden kan føres. Denne automatiske distribusjonen sparer tid og sikrer at finansiell kontroll opprettholdes. Moderne standarder krever at systemet også automatisk kan sette opp vikarer og purrefrister ved fravær. Dette er viktig for å fjerne flaskehalser og sikre at den samlede regnskapsprosessen aldri stopper opp.
Hvordan Compello løser dette:
Compello Process gir administratorer mulighet til å sette opp avanserte, automatiserte distribusjonsregler, inkludert parallelgodkjenning og vikarfunksjonalitet. Løsningen sikrer at fakturaflyten aldri stopper opp og at data kun overføres til ERP-systemet etter at et definert antall godkjennere har autorisert bilaget. Dette reduserer risikoen for feilbetalinger.
Hvordan sikrer AI-drevet fakturahåndtering datakvalitet og compliance?
AI-drevet fakturahåndtering sikrer datakvalitet ved automatisk tolking og kontering av bilag, samtidig som det bygges et digitalt, vanntett revisjonsspor for compliance. Moderne løsninger bruker Kunstig intelligens (KI) til å tolke alle fakturaformater, som EHF og PDF, med høy nøyaktighet. Dette fjerner behovet for manuell dataregistrering og risiko for feil, noe som er et kritisk skritt mot mer effektiv økonomistyring.
For de som har ansvar for systemer og nøyaktighet, er den automatiserte konteringsprosessen et enormt tidsbesparende tiltak. Systemet lærer av tidligere bokføringer og foreslår riktig kostnadskode, som deretter kun behøver å bekreftes. Dette reduserer risikoen for feil i den økonomiske oppfølgingen. Alle steg i prosessen – fra mottak til godkjenning og bokføring – logges automatisk. Denne fullt sporbare dokumentasjonen gir nødvendig trygghet for revisor og eliminerer compliance-risiko knyttet til manglende autorisasjon.
På hvilken måte transformerer mobil godkjenning rollen til avdelingsledere?
Mobil godkjenning transformerer rollen til avdelingsledere ved å eliminere geografiske flaskehalser, slik at fakturaer godkjennes umiddelbart, uavhengig av lokasjon. For ledere og prosjektansvarlige som er mye ute av kontoret, for eksempel i felt eller på reise, sikrer en dedikert mobilapp at de kan holde fakturaflyten i bevegelse.
En oversiktlig arbeidsliste i appen lar godkjennere motta varsler, se selve fakturadokumentet, legge til kommentarer og autorisere bilaget med noen få trykk. Denne fleksibiliteten har en direkte og målbar effekt på organisasjonens cash flow ved å redusere behandlingstiden og unngå unødvendige purregebyrer. Denne hurtigheten sikrer også at leverandørgjelden oppdateres i sanntid. Dette er avgjørende for de som trenger strategisk oversikt, da det gir toppledelsen en nøyaktig innsikt i selskapets økonomiske forpliktelser til enhver tid.
Hvordan Compello løser dette:
Med Compello kan du laste ned en egen mobilapp som er optimalisert for godkjennere på farten. Appen gir enkel og brukervennlig håndtering av bilag og en oversiktlig arbeidsflyt. Ved å godkjenne raskere kan bedrifter også utnytte muligheten for kontantrabatter ved tidlig betaling, noe som gir en ekstra finansiell gevinst.
Ved å ta i bruk moderne teknologi og effektive verktøy kan du øke produktiviteten, redusere risiko for feil og frigjøre tid som kan brukes på strategiske oppgaver. Ta kontroll over fakturahåndteringen med Compello og oppnå en mer effektiv økonomistyring for din organisasjon.
Klar for en prat?
Er du usikker på om vi passer akkurat dine behov? Avtal en uforpliktende prat med en av våre rådgivere.
.png?width=456&name=automatiseringsgrad1%20(2).png)
