Mange av oss har historier om regninger som «overvintrer» på kjøkkenbenken. Det er gjerne fakturaer fra idrettsklubber, interesseorganisasjoner, veldedige organisasjoner, mediehus - ja, alle de avsenderne som sjelden truer med inkasso.
Hver gang du ser dem, får du et stikk av dårlig samvittighet. Foreningen som har sendt regningen gjør en viktig jobb i dine øyne, du har råd til å betale, du støtter foreningen i ord og handling… Men hver gang du ser regningen har du bedre ting å gjøre enn å logge deg inn i nettbanken.
Dette gir ikke bare en dårlig brukeropplevelse for kunder og medlemmer; det er også en dårlig økonomisk løsning for den som krever inn pengene. Papirfaktura har lenge vært en tidkrevende og lite miljøvennlig prosess, der altfor mye penger forsvinner i porto og enda mer i lav betalingsgrad og etterfølgende purringer.
Tiden var inne for å gjøre noe med medlemmenes dårlige samvittighet, med miljøavtrykket, med arbeidet og med porto – ja, med alt sammen.
Uakseptabelt høye faktureringskostnader
Slik var det også for Human-Etisk Forbund, som riktignok hadde innført eFaktura og AvtaleGiro for en betydelig andel av medlemmene. Så forsterket problemene seg: I 2016 opplevde de en merkbar reduksjon i antall medlemmer som betalte papirfakturaen innen fristen - og ditto høyere kostnader for å sende ut purringer.
- Vi har hatt en hyggelig medlemsvekst, som gir litt mer penger år etter år. Men, samtidig har kostnadene økt med tanke på trykking, adressering og porto for å nå de medlemmene som ikke brukte eFaktura eller AvtaleGiro. Distribusjonskostnadene rundt papirfaktura er uakseptabelt høye i dag, sier økonomi- og IT-sjef Harald Masst.
Tiden var inne for å gjøre noe med medlemmenes dårlige samvittighet, med miljøavtrykket, med arbeidet og med porto – ja, med alt sammen. Løsningen ble Compellos løsning for Vipps-betaling av faktura for medlemskapet.
Med Vipps ble alt bedre
Med denne løsningen kunne Human-Etisk Forbund sende en vennlig påminnelse via sms til de som ikke betalte kontingenten til forfall. Der fortalte de også hvordan medlemmene med enkle tastetrykk kunne betale regningen via Vipps. Det ga umiddelbar og varig effekt. Andelen utsendte papirfakturaer er redusert med 60 prosent, med store miljø- og kostnadsbesparelser som resultat.
- Valget om å effektivisere rutinen omkring fakturahåndtering og investere i nye systemer har gitt en innsparing på ca 400.000 kroner netto. En signifikant sum som gir mer igjen til forbundet og medlemmene, sier Masst.
Løsningen gjorde betaling veldig mye enklere for medlemmene uten at omleggingen var særlig krevende for Human-Etisk Forbund. Sammen med Compello vasket de medlemslister mot Vipps Faktura-registeret så de kunne tilby medlemmene faktura direkte på telefonen. For å nå alle, fikk de som ikke var i registeret til Vipps Faktura en e-post og SMS med link til å betale fakturaen direkte.
Valget om å effektivisere rutinen omkring fakturahåndtering og investere i nye systemer har gitt en innsparing på ca 400.000 kroner netto.
10 spørsmål og svar om Vipps Faktura
Sparer 70 prosent på faktureringen
Allerede første året kuttet dette tiltaket forbundets faktureringskostnader med rundt 70 prosent. Mer enn halvparten av de som for bare et par år siden mottok papirfaktura, har nå valgt å betale medlemskontingenten via andre kanaler.
- Jeg anbefaler alle å kartlegge sine faktura- og innkrevingsprosesser. Det er viktig å vurdere denne prosessen fra målgruppens ståsted for å møte forbrukeren der de er på en enkel måte. Dette er vi i Human-Etisk Forbund godt i gang med, samtidig som vi er klar over at det hele tiden skjer endringer som gjør at vi må tilpasse oss, sier Masst.
– For oss er det viktig å bruke de betalingskanalene som våre medlemmer foretrekker, som blant annet er eFaktura, AvtaleGiro og Vipps Faktura. Det viktigste er å kunne tilby en betalingsforespørsel uten for mye plunder og heft. Da unngår vi å skape dårlig samvittighet for medlemmet fordi de går forbi papirfakturaen på benken i entreen.
Noen medlemmer ønsker fortsatt å få tilsendt kontingentkravet på papir. De er ikke så mange, og den servicen skal forbundet yte også i årene som kommer.
