Fra avvik til automatikk: Slik håndterer du fakturaunntakene smartere

En jevn strøm av varefakturaer lander på pulten din, og selv om mange er enkle å behandle, er det alltid noen som skaper hodebry. Et lite avvik i pris, en feil i antall leverte varer, eller en uventet fraktkostnad. 

Hver for seg er de små detaljer, men samlet blir de en betydelig tidstyv som hindrer effektivitet og skaper unødvendige flaskehalser. Manuell oppfølging øker risikoen for feil og forsinkede betalinger.

Men det finnes bedre måter!

Hva er egentlig automatisert avvikshåndtering?

Mange tenker at automatisering av fakturaer stopper ved å matche fakturaen mot en innkjøpsordre. Dette er en god start, men den virkelige gevinsten ligger i å automatisere det som skjer etter at et avvik er identifisert.

Automatisert avvikshåndtering handler om å sette opp et system med forhåndsdefinerte regler for hvordan ulike typer avvik skal håndteres – uten at du trenger å gripe inn manuelt for hvert eneste tilfelle.

Slik fungerer det i praksis med Compello

I Compello starter alt med en kraftig motor for gjenkjenning og matching. Systemet sammenligner automatisk fakturaen mot varemottaket som er knyttet til innkjøpsordren. Dette er det første, kritiske steget for å avdekke avvik mellom hva som er mottatt og hva som er fakturert.

Men den sanne effektiviseringen skjer i neste steg. Når Compello identifiserer et avvik, iverksettes reglene du har definert:

• Prisavvik på enhetspris: Er avviket under en viss grense (f.eks. 1 % eller et fast kronebeløp)? Systemet kan automatisk godkjenne og bokføre differansen på en egen varekostkonto. Er avviket for stort? Fakturaen kan automatisk rutes til innkjøper for en vurdering.
• Færre mottatt enn fakturert: Systemet fanger opp at antallet ikke stemmer. I stedet for å godkjenne, kan fakturaen automatisk settes på vent til resten av varene er mottatt.
• Flere mottatt enn fakturert: Du faktureres for 10, men har mottatt 15. Du korrigerer enkelt antallet på fakturalinjen til 10. Compello holder da automatisk rede på de resterende 5, klare til å matches når neste faktura på samme ordre kommer.
• Manglende linjer (frakt, gebyrer): Hva med frakt, emballasje eller øreavrunding som ligger på fakturaen, men ikke på varemottaket? Du kan enten legge til en ny posteringslinje manuelt , eller sette opp faste regler per leverandør for hvordan slike kostnader skal håndteres automatisering.

Ved å automatisere avvikshåndteringen, flytter du fokus fra manuell brannslukking til proaktiv prosesstyring. Fordelene er mange og merkbare:

• Redusert tidsbruk: Økonomiavdelingen slipper å bruke tid på å jakte på informasjon og videresende fakturaer manuelt. Prosessen går raskere, og dere kan fokusere på mer verdiskapende oppgaver.
• Bedre kostnadskontroll: Små avvik som tidligere ble oversett, blir nå fanget opp og håndtert systematisk. Dette sikrer at dere kun betaler for det dere faktisk har mottatt.
• Forbedret leverandørforhold: Raskere og mer presis fakturabehandling fører til færre betalingsforsinkelser og mindre feilkommunikasjon, noe som styrker forholdet til leverandørene.
• Full sporbarhet og oversikt: Du får full kontroll og et tydelig revisjonsspor på hvordan alle avvik blir håndtert, noe som forenkler både internkontroll og ekstern revisjon.

Ta steget videre fra matching til reell automasjon

Å effektivisere fakturaprosessen handler om mer enn bare å matche linjer. Det handler om å bygge en robust prosess som håndterer unntakene like effektivt som regelen.

Klar for en prat?

Er du usikker på om vi passer akkurat dine behov? Avtal en uforpliktende prat med en av våre rådgivere.

Book demo