Elektronisk faktura
Elektronisk fakturering er fakturaens fremtid. Det finnes flere årsaker til at elektronisk fakturering er et bedre alternativ enn e-poster med PDF-filer og de tradisjonelle papirfakturaene.
Selv om elektronisk fakturering kan ha noen begrensninger, er ingen tvil om at fordelene er større enn ulempene. Vi har listet opp fire gode grunner til at du bør vurdere elektronisk fakturering akkurat nå. Men først, en rask oversikt over hva som skiller en e-faktura fra andre fakturaer.
Hva er en e-faktura?
En elektronisk faktura, eller en e-faktura, forveksles ofte med en digital faktura. Begge kan behandles elektronisk fra opprettelse til betaling, men det er stor forskjell på disse to.
En e-faktura opprettes i selgers faktureringssystem, nettbank eller alternativt i et annet nettbasert faktureringssystem som Fiken, 24/7 Office, eller Tripletex. Derfra kan e-fakturafilen sendes direkte til kundens mottakende programvare som Compello PROCESS.
E-fakturaen blir levert gjennom en e-faktureringsoperatør, et såkalt aksesspunkt. Operatøren kan sammenlignes med postsystemet når du sender papirfakturaer. Hvis du bruker faktureringsprogramvare trenger du imidlertid ikke å åpne operatørens programvare separat. Hver mottaker av en e-faktura har også sin egen e-faktureringsadresse, i Norge benyttes bedriftens organisasjonsnummer.
Ved elektronisk fakturering elimineres unødvendige trinn som manuell datainnføring, kontroll og bytte av programvare. For at det skal være mulig, må fakturaen være i et format kjøperens system kan behandle. E-fakturafilene kommer som strukturerte data, eksempelvis XML og EDI-filer. Det finnes en felles standard i Europa kalt PEPPOL 3.0 som også er det standardiserte formatet i Norge.
En e-faktura er
- fakturadata i formater som XML eller EDI, opprettet i programvare for fakturering
- strukturerte fakturadata utstedt av ERP-programmet
En e-faktura er ikke
- ustrukturerte fakturadata i formater som, TIF, JPG, PDF, Excel eller Word
- skannede papirfakturaer
- dokumenter behandlet med optisk tegngjenkjenning
Fire grunner til at du bør investere i elektronisk fakturering
1. Du vil spare tid
Med elektronisk fakturering kan du kutte ut mange unødvendige trinn fra faktureringsprosessen. På den måten kan både du og kunden spare tid ved å bruke elektronisk faktureringsprogramvare.
2. Du får reduserte kostnader
Med papirløs fakturering slipper du å betale for papir og porto. Ved å spare tid på maler og å sende e-post med PDF-er sparer du også arbeidstid. Samtidig sparer du mottaker for arbeid.
3. Du kan redusere feil
Ved å minimere manuell input og øke automatiseringen, reduseres feil og eventuelle skrivefeil. Du trenger ikke å bekymre deg for at fakturaen din ikke vil være lønnsom i forhold til tilbakemeldinger fra kunder om eventuelle feil og mangler ved faktura.
4. Du kan tilby bedre kundeservice
Det er mer praktisk for kunden å få en e-faktura til en ønsket plattform. Ifølge Visma kan du spare opptil 90 % av behandlingskostnadene med e-faktura.
Klar for en prat?
Er du usikker på om vi passer akkurat dine behov? Avtal en uforpliktende prat med en av våre rådgivere.
