Det finnes mange ulike ERP-systemer, og noen er ofte markedsledende innen ulike bransjer. For eksempel er Visma og Agresso systemene markedsledende i de fleste kommunene. I tillegg kommer mer spesifikke behov i bedriften, for eksempel:
- «Vi ønsker å ta i bruk Vipps Faktura for å gjøre det enklere for kundene å betale i tide.»
- «Vi har fortsatt behov for å sende ut papirfaktura, men vi har ingen god måte å håndtere print, porto og utsendelse selv.»
- «Vi ønsker å integrere reiseregning i håndteringen av innkommende faktura.»
Mellom behovene og løsningen står…
En gjennomgående fellesnevner er at ERP-systemer ikke har gode nok løsninger for fakturering eller fakturabehandling. Det skyldes blant annet at utviklingen av nye betalingsløsninger går fortere enn systemene i praksis lar seg tilpasse, og det finnes et vell av ulike nasjonale krav til dokumentasjon.
Hvorfor ha én leverandør på innkommende faktura, én på B2C-fakturering og én på B2B-fakturering, når du kan samle alt på én plattform og få en helt annen kontroll på likviditeten?
Integrasjonen mellom fakturasystem og ERP-system er derfor nøkkelen til en effektiv og sikker håndtering av faktura. Like viktig for effektiviteten er det å samle alle fakturaformater og kundegrupper under en «paraply». Beste praksis i dag er en ekte multikanal for fakturering, der dine kunder får fakturaen i det formatet de foretrekker, enten de er bedrifter eller forbrukere.
En lignende problematikk finner vi for håndtering av innkommende fakturaer. ERP-systemene har i liten grad løsninger for mottak, registrering, distribusjon, attestering og – ikke minst – sikkerhet mot svindelforsøk.
Hvorfor ha én leverandør på innkommende faktura, én på B2C-fakturering og én på B2B-fakturering, når du kan samle alt på én plattform og få en helt annen kontroll på likviditeten? De fleste CFO-er sliter med for mange systemer som ikke snakker godt sammen, som igjen fører til lav effektivitet og unødvendig mange manuelle arbeidsprosesser, ofte med sviktende sikkerhet og kvalitet.
Velg en aktør som forstår, tilpasser og gjennomfører
Nordiske økonomiavdelinger kjennetegnes av slank organisasjon og sterk økonomikompetanse, og i de fleste tilfeller også betydelig IT-kompetanse. Med slank organisasjon kommer også begrenset kapasitet til prosjektgjennomføring. Det gjør at mange ikke har høstet relativt lavthengende «digitale frukter».
Den sikre løsningen er å utfordre potensielle leverandører på hvorvidt de kan tilpasse fakturering og fakturahåndtering til deres ERP-system og behov. Skal dere lykkes med omstilling, vil dere trenge en leverandør med en pragmatisk, kundeorientert tilnærming og solid prosjekterfaring som får endringene til å skje.
Se etter en systemleverandør som hjelper dere med å digitalisere og hente ut effektiviseringsgevinster på både inngående og utgående transaksjoner, meldingsutveksling og fakturahåndtering, og som samtidig gir dere bedre oversikt og kontroll.
Klar for en prat?
Er du usikker på om vi passer akkurat dine behov? Ta en prat med en av våre rådgivere.
