Kaos eller kontroll? Hvorfor en felles fakturaprosess er gull verdt for konsern
Håndterer dere flere datterselskaper, med egne rutiner, prosesser og i verste fall systemer? Det sier seg selv at dette blir rot. Resultatet? Mangel på oversikt, tidkrevende manuelle prosesser og en bekymring for feil som for eksempel dobbeltbetalinger.
Men tenk om du kunne samle alle selskapene i én og samme løsning? Én felles plattform gir deg ikke bare full oversikt, men lar deg også etablere en standardisert og forutsigbar prosess for hele konsernet.
Steg-for-steg: Slik standardiserer du prosessen med én plattform
Å implementere en felles løsning handler ikke bare om teknologi, men om å bygge en smartere, mer enhetlig arbeidsflyt.
Her er en praktisk guide til hvordan du kan oppnå det.
1. Felles mottak for alle selskaper i konsernet
Manuelle prosesser knyttet til ulike bilagsmedier skaper ofte ineffektivitet, feil og manglende oversikt. Compello samler alle inngående fakturaer i ett digitalt mottak, og integrerer dem sømløst i deres ERP-system – uansett om de kommer som papir, e-post eller digitale filer.
Slik fungerer fakturamottak: 👉
- Digitale filer (PDF og bilder): Ved opplasting til Compello benyttes avansert kunstig intelligens for datafangst. Systemet tolker og henter ut relevant informasjon med en nøyaktighet på hele 99,6 %.
- E-post: Fakturaer sendt til en dedikert e-postadresse blir automatisk prosessert. Compello identifiserer vedleggene, verifiserer dataene og konverterer informasjonen til et strukturert EHF-format før videre behandling.
- Papirfakturaer: Vi tilbyr komplette løsninger for håndtering av fysisk post. Bilagene blir profesjonelt sortert, skannet og tolket, slik at også disse blir tilgjengelige som digitale EHF-fakturaer i deres arbeidsflyt.
Fordeler med et automatisert fakturamottak:
- Optimal kontroll: Samle alle transaksjoner i én transparent og sporbar digital flyt.
- Høyere datakvalitet: AI-drevet tolkning eliminerer risikoen for manuelle tastefeil og sikrer korrekte data i regnskapet.
- Ressursoptimalisering: Frigjør økonomiavdelingen fra repetitive oppgaver, slik at kompetansen kan benyttes til mer verdiskapende analyse og finansiell styring.
2. Definer felles, automatiske regler for hele konsernet
Når alle fakturaer kommer inn i samme system, kan du definere et felles sett med kjøreregler som gjelder for alle. Dette skaper forutsigbarhet og reduserer risikoen for feil betraktelig.
- Unngå dobbeltbetalinger: Sett opp en duplikatsjekk som automatisk fanger opp fakturaer med samme leverandør, nummer og beløp på tvers av alle datterselskaper.
- Standardiser godkjenningsflyten: Definer faste regler for hvem som kan godkjenne hva. For eksempel kan du etablere en regel om at godkjennere ikke kan endre eller slette posteringer gjort av andre, noe som sikrer integriteten i regnskapet.
- Automatiser innkjøpsordrematch (PO-matching): Implementer en felles og automatisert prosess for å matche fakturaer mot innkjøpsordrer, noe som reduserer manuelt arbeid og fremskynder godkjenningsprosessen.
3. Bevar fleksibiliteten der det trengs
Standardisering betyr ikke at alt må være identisk. Et effektivt konsern trenger fortsatt rom for lokale tilpasninger. Med en god, sentralisert plattform kan du etablere felles, globale standarder, samtidig som du åpner for nødvendige unntak på selskapsnivå.
For eksempel kan konsernet definere en felles standard for antall desimaler i enhetspriser, mens et datterselskap i et annet marked kan ha behov for et annet oppsett. Slik kombinerer du fordelene ved sentral styring med den fleksibiliteten som kreves lokalt.
4. Multiklient
For deg som håndterer flere selskaper eller klienter, er Multiklient funksjonen gull verdt. Det gir store konsern full kontroll over fakturahåndteringen på tvers av alle datterselskaper i én sentralisert løsning.
Sentrale fordeler:
- Totaloversikt: Bytt sømløst mellom ulike juridiske enheter i samme grensesnitt for sanntidsinnsikt i konsernets forpliktelser.
- Effektiv bulkhåndtering: Utfør godkjenning og redigering på tvers av selskaper samtidig – kritisk ved månedsavslutning.
- Standardisering: Implementer felles regler for kontering og compliance for å sikre enhetlig økonomistyring i hele organisasjonen.
- Skalerbarhet: Legg til nye selskaper raskt uten økt administrativ kompleksitet.
Hvordan håndterer konsernet dette i dag?
Å gå fra en fragmentert til en standardisert fakturaprosess handler om å skape trygghet og oversikt. Når du samler alle selskaper i én plattform, reduserer du ikke bare kostnader og risiko – du frigjør også verdifull tid for økonomiavdelingen. Denne tiden kan brukes på mer verdiskapende arbeid, i stedet for manuell punching og leting etter informasjon.
Klar for en prat?
Er du usikker på om vi passer akkurat dine behov? Avtal en uforpliktende prat med en av våre rådgivere.
