Dalema er en gedigen handelssuksess fra Jæren. Dag Leo Vestre Martinsen begynte med å importere arbeidshansker i 1990. Nesten 30 år senere kontrollerer han et konsern med over 55 ulike selskaper og en samlet omsetning på over 2 milliarder kroner.
Det startet med fakturamottak
Dalema-konsernet har delt selskapene opp i seks ulike kategorier: Møbler & interiør, garn & klær, sport & fritid, næringsmidler, eiendom og internasjonal handel. Da Morten Urdahl tok over som konsernregnskapssjef i 2018 var noe av det første han tok tak i nettopp digitaliseringen i selskapets økonomifunksjon.
– Vi kunne selvsagt vært tidligere ute med å effektivisere fakturamottaket i selskapene våre, jeg legger ikke skjul på det. Vi får se positivt på det og si at vi nå får lære av alle som har gått opp veien før oss, sier Urdahl med et smil.
En større fornyelse av fakturamottaket var riktignok i startfasen et par år før, men både prosjektets ressursbehov og andre hensyn gjorde at det hadde blitt utsatt. I mellomtiden kom fakturaer fra alle verdenshjørner som fysiske brev eller e-post med PDF-filer som måtte skrives ut. Godkjenning av fakturaene var en betydelig logistikk av intern postgang og muntlige påminnelser. Til slutt endte fakturaene opp i ringpermer.
Integrasjon mot SAP Business One
– Vi ønsket oss en sømløs elektronisk dokumentflyt, hvor alle innkommende fakturaer var tilgjengelig på samme sted og til enhver tid, sier Urdahl.
Oppgaven var i korte trekk å finne en løsning for elektronisk fakturamottak som integrerte med ERP-systemet SAP Business One, som brukes i de norske selskapene i konsernet.
– Vi sonderte markedet. Integrasjonen mot SAP Business One var selvsagt et grunnleggende kriterium. Vi satte også krav til når løsningen kunne bli levert, samt tiden det ville ta å implementere. Og som alle andre med økonomisk sans så vi etter en fornuftig pris.
– Compellos integrasjon mot SAP Business One krevde nesten ingen skreddersøm, fordi det er en standard løsning de allerede hadde. At løsningen ikke forutsetter mange konsulenttimer, betydde nok mye for at de kunne levere raskt og innenfor ønsket tid for oss. Prisen var også klart lavere enn de andre tilbudene vi fikk, sier Urdahl.
Farvel til 9.000 papirfakturaer, velkommen til bedre oversikt
Dalema innførte Compello med fakturamottak i ett selskap av gangen. Først ut var Martinsen AS, som er en av Nordens største grossister innen møbler og interiør. Det heleide datterselskapet har over 300 millioner kroner i omsetning og mottar årlig rundt 9.000 fakturaer.
Regnskapsfører Brit Elin Arnøy i Martinsen AS ser allerede flere fordeler:
– Papirfakturaer og PDF-fakturaer importeres til fakturamottaket og konverteres ved hjelp av deres fakturatolk til elektroniske dokumenter klare til godkjenning hos de innkjøperne som skal ha dem. Deretter er de raskt klare til kontering i regnskapsavdelingen.
– Hvilken betydning har det for deg personlig?
– Bedre kontroll og oversikt er noe enhver regnskapsfører liker. Nå slipper jeg dessuten å løpe rundt på huset med papirer, som i seg selv er en forbedring. Minst like bra er effekten på månedsavslutningene, for nå har vi langt bedre oversikt og kan enklere sette strek, sier hun.
Er fakturamottak noe for din bedrift?
Oppdag flere fordeler med automatisert fakturamottak fra Compello.
Klar for en prat?
Interessert i en prat om hvordan Compellos løsninger kan effektivisere fakturamottak og regnskap i din bedrift?
