Det nærmer seg årslutt. Slik sikrer du et vanntett digitalt revisjonsspor

Revisjonsvarsel i innboksen? Gå fra stress til full kontroll

Du har en ny mail: Varsel om revisjon. Tankene kretser umiddelbart rundt permer, bilag, manuelle sjekker og lange dager med å lete frem dokumentasjon. Hvem godkjente den fakturaen? Hvorfor ble den bokført slik? Hvor er historikken?

Dette tidkrevende og manuelle arbeidet er en unødvendig stressfaktor i en moderne økonomiavdeling. I en tid der alt annet blir digitalisert, henger det manuelle revisjonssporet igjen som en kilde til usikkerhet og ineffektivitet. Men det trenger ikke å være slik. Med et system for automatisert fakturabehandling kan du møte revisor med senkede skuldre, trygg på at du har et komplett og vanntett digitalt revisjonsspor kun noen tastetrykk unna.

Hvorfor er det revisjonssporet en utfordring?

Et revisjonsspor handler om én ting: sporbarhet. En revisor må kunne følge en transaksjon fra start til slutt for å verifisere at alt har gått riktig for seg. I en manuell eller delvis digitalisert prosess oppstår det fort utfordringer:

• Fragmentert informasjon: Godkjenninger ligger i e-poster, kommentarer på post-it-lapper og fakturaer i ulike permer eller digitale mapper. Å samle dette er en tidkrevende jobb.
• Mangel på sanntidsdata: Informasjonen er statisk og reflekterer ikke alltid den siste statusen.
• Menneskelige feil: Et bilag kan bli feilarkivert, en e-post kan bli slettet, eller en kommentar kan gå tapt.

Resultatet er en tidkrevende og usikker prosess, både for deg og for revisor.

Slik bygger Compello et komplett og digitalt revisjonsspor

En moderne løsning for fakturabehandling er laget for å eliminere disse problemene. I Compello blir revisjonssporet ikke noe du må loggføre selv– det skapes automatisk, i sanntid, for hver eneste faktura. Dette gir deg de verktøyene du trenger for å møte revisjonen proaktivt.

1. Full sporbarhet med en detaljert endringslogg

Kjernen i et godt revisjonsspor er en uforanderlig logg som viser alt som har skjedd med en transaksjon. I Compello loggføres hver eneste hendelse. Dette inkluderer:

• Hvem som utførte handlingen (f.eks. godkjente, avviste, endret kontering).
• Hva som ble gjort.
• Når det skjedde, med nøyaktig tidsstempel.

Når revisor spør «Hvem godkjente denne fakturaen, og når skjedde det?», kan du enkelt hente frem hele historikken direkte i systemet. Du kan også filtrere på dato og brukere for raskt å gi revisor den dokumentasjonen som trengs for en gitt periode.

2. Innebygd internkontroll med smart tilgangsstyring

Et vanntett revisjonsspor handler like mye om proaktiv kontroll som reaktiv sporing. God internkontroll, hvor man sikrer at kun de rette personene kan utføre de rette handlingene, er avgjørende. Compello hjelper deg med å bygge dette direkte inn i systemet gjennom avansert tilgangsstyring.

Du kan for eksempel definere regler som:

• At en godkjenner ikke kan endre konteringen en bokholder har satt.
• At en faktura over et visst beløp krever godkjenning fra to ulike personer.

Dette er system-drevne kontroller som sikrer etterlevelse og ansvarsdeling. For en revisor er dette et sterkt bevis på at bedriften har robuste rutiner som fungerer i praksis, ikke bare på papiret.

3. Automatisk duplikatsjekk for økt sikkerhet

En vanlig bekymring under revisjon er risikoen for dobbeltbetalinger. Compello har en innebygd, automatisert duplikatsjekk som umiddelbart fanger opp fakturaer med samme leverandør, fakturanummer og beløp. Systemet varsler deg og forhindrer at duplikater sendes til betaling. Dette er nok en proaktiv kontroll som minimerer risikoen for feil og gir revisor trygghet for at prosessene deres er sikre.

Gå fra revisjonsstress til revisjonskontroll

Målet er å forbedre systemene slik at de jobber for dere – ikke mot dere. Ved å automatisere fakturabehandlingen med Compello, blir revisjonen enklere, raskere og langt mindre stressende.

Du bytter ut usikkerhet og manuelle søk med et komplett, digitalt revisjonsspor som gir deg:

• Full kontroll: All dokumentasjon og historikk er samlet på ett sted.
• Redusert risiko: Systemet forhindrer aktivt feil som duplikatbetalinger.
• Tidsbesparelser: Du og revisor finner informasjonen dere trenger på sekunder.

Klar for en prat?

Er du usikker på om vi passer akkurat dine behov? Avtal en uforpliktende prat med en av våre konsulenter.

Book demo