For å kunne beregne kostnadene som bedriften har knyttet til fakturering, er det nødvendig å vite nøyaktig hvilke kostnader som er knyttet til faktureringsprosessen i utgangspunktet. Det er mye som ofte ikke tas i betraktning for dem som bruker papir og vedlegg i e-post.
De fleste av kostnadene knyttet til faktureringsprosessen består av arbeidskraft. Mye av det er bortkastet og kan omfordeles til langt mer produktive aktiviteter.
Direkte kostnader
Sender du fortsatt faktura per post? Eller kanskje noen går via e-post?
Noen åpenbare og synlige kostnader knyttet til fakturabehandling lar seg ganske enkelt beregne:
- Forberede fakturautsendelse
- Skrive ut og fysisk legge dokumentet i en konvolutt
- Porto
Dette er kostnader målt i kroner for bedriften. Mange vil påpeke at slik fakturering også har en betydelig kostnad for miljøet.
Indirekte kostnader
Deretter begynner beregningen å bli vanskeligere, ikke minst fordi de indirekte kostnadene vanskelig kan splittes opp på hver enkelt faktura – da ville de jo vært direkte kostnader. Blant de indirekte kostnadene finner vi:
- Ad hoc-problemløsning før en faktura kan sendes ut, der økonomimedarbeideren gjerne må kontakte mennesker andre steder i organisasjonen.
- Kontoavstemming
- Purring
- Lagring / Arkivering
- IT-relaterte problemstillinger
- Kreditnotaer
Skjulte kostnader
Når fakturering gjøres på mindre optimale måter, pådrar bedriften seg gjerne kostnader på andre områder.
- Høyere driftskapital enn nødvendig fordi kundene er sene med å betale
- Tap av kunder som forventer høyere grad av digital modenhet og for eksempel heller velger leverandører som bruker EHF
- Bokføringsfeil
- Lavere salg og kundetilfredshet fordi ressurser som kunne vært brukt til salg, utvikling og kundestøtte heller må brukes på «back office».
Feil bruk av arbeidskraft
De fleste av kostnadene knyttet til faktureringsprosessen består av arbeidskraft. Mye av det er bortkastet og kan omfordeles til langt mer produktive aktiviteter. Joda, deler av problemet kan nok reduseres ved å strømlinjeforme prosesser, men de fleste oppgavene vil ikke forsvinne før ordrebehandling og fakturering blir automatisert.
Det er også fullt mulig å automatisere for eksempel kunders forespørsler om fakturakopi, finne fram til ordre, få riktige priser fra salgsavdelingen, kontakte transportører, avstemme kontoer osv.
Automatisering
Automatisering av fakturautsendelse er en prosess der fakturaer genereres og sendes ut automatisk uten behov for manuell inngripen. Dette bidrar til å effektivisere faktureringsprosessen, redusere risikoen for feil og frigjøre tid for bedriftens ansatte til andre oppgaver.
Klar for en forandring?
Avtal en uforpliktende prat med en av våre rådgivere i dag.
