Mange CFOer som vi møter forteller oss om mye manuelt arbeid med fakturaer: De må gjerne splitte en faktura opp i 20, 30 eller i verste fall hundre rader og samtidig kontere alle disse radene til riktig kostnadssted. Dette er tidkrevende, og det er andre og viktigere oppgaver de helst skulle ha prioritert.
Visste du at det er fullt mulig for bedriften din å motta, kontere og godkjenne en faktura - uten at noen hender tar i den? Løsningen ligger i et smart og automatisert fakturasystem.
Fakturahåndtering-en lang prosess
Fakturagodkjenning er en viktig prosess i håndteringen av fakturaer. Den består av flere trinn som sikrer nøyaktig og effektiv behandling av fakturadata. Først mottas fakturaen og kan eventuelt skannes for digital behandling. Deretter tolkes fakturaen ved hjelp av OCR-teknologi for å identifisere riktig kostnadssted. Etter dette følger intern distribusjon av fakturaen til relevante parter. Deretter skal fakturaen godkjennes av bestilleren eller det aktuelle kostnadsstedet. Til slutt skal fakturaen bilagsføres i regnskapssystemet. Kan noe av dette forenkles?
6 faktorer ved det gode fakturasystemet
Hva kjennetegner de beste løsningene for mottak og godkjenning av faktura og reiseregning?
Vi tror følgende faktorer er sentrale for en velsmurt arbeidsflyt:
- Automatisk bilagsføring på koststed, prosjekt og kontonummer
- Muligheten til å bruke mobil og nettbrett til å godkjenne
- Felles system for å håndtere faktura og andre bilag som reiseregninger
- Påminnelse ved forfall av faktura
- Mulighet til å sette opp automatiske regler for godkjenningsflyt
- Oversikt og kontroll med et digitalt arkiv
Dette er et sett kjennetegn for prosesser som skaper et minimum av arbeid og frustrasjon, og bak ligger intelligent funksjonalitet som automatiserer oppgavene. Apper for godkjenning og skanning øker fleksibiliteten for kollegene dine. Samtidig ivaretas det viktige kontrollhensynet, for eksempel at minst to personer skal godkjenne og attestere en faktura. Gevinsten for selskapet er åpenbar: Sikrere, enklere og raskere håndtering av faktura.
Nytteverdi for flere
Alle bedrifter vil ha nytte av automatisering, og det finnes tjenester som dekker alle størrelser og behov. Bedrifter med disse kjennetegnene kan spare spesielt mye tid på å automatisere fakturagodkjenningen med Compello:
- Bedrifter med kompliserte prosjekter med mange leverandører og underleverandører. En faktura fordeles ofte på mange rader og i verste fall opp til hundre, hvor kanskje alle radene konteres ulikt. Jo mer manuelt, desto mer arbeidskrevende og flere tastefeil kan oppstå. Sannsynligvis er ikke arbeidet spesielt givende for dem som utfører det heller.
- Bedrifter som behandler et stort antall varefakturaer. Compello støtter både hode- og linjematching mot varemottak.
Vi hjelper deg med forenklingen
Avtal en uforpliktende prat med en av våre konsulenter.
