5 skjulte årsaker til faktura-avvik

Kjenner du deg igjen i en hverdag med konstant brannslukking?

Innboksen fylles opp med nye fakturaer, og du kjenner på stresset. Det er ikke lenger papirbunker som støver ned pulten, men uendelig med PDF-er som krever din oppmerksomhet. Du vet hva som venter: Timevis med manuell tasting, purringer på trege godkjennere og detektivarbeid for å finne ut hvorfor tallene ikke stemmer. Som regnskapssjef skal du være en strategisk ressurs, men hverdagen spises opp av brannslukking og mikrostyring.

Men tenk om disse problemene ikke er tilfeldige, men symptomer på skjulte utfordringer i fakturaprosessen? Ved å identifisere og eliminere disse rotårsakene, kan du gå fra reaktiv brannslukking til proaktiv styring. La oss se på fire av de vanligste årsakene – og hvordan du kan løse dem for godt.

1. Manuelle feil 

Problemet: Selv den mest nøyaktige medarbeider kan gjøre feil. En liten tallfeil, et feiltastet KID-nummer eller en forveksling av leverandører kan skape store forsinkelser. Disse småfeilene forplanter seg raskt og krever tidkrevende detektivarbeid for å nøste opp i.

Løsningen: Fjern den menneskelige feilmarginen med automatisert datafangst. En moderne løsning som Compello leser og tolker fakturainformasjonen for deg – enten den kommer som EHF, PDF eller på papir. Systemet fanger opp alt fra beløp og forfallsdato til ordrelinjer, slik at du kan være trygg på at dataene i regnskapet er korrekte fra start.

2. Matcher ikke faktura med ordren?

Problemet: En faktura kommer inn, men prisen eller antall stemmer ikke med det som ble avtalt i innkjøpsordren. Manuell avstemming er en tidstyv og en vanlig kilde til både forsinkede betalinger og anstrengte leverandørforhold.

Løsningen: Automatiser avstemmingen med intelligente regler. I Compello kan du sette opp regler for PO-matching som automatisk sammenligner innkommende fakturaer med tilhørende innkjøpsordrer. Systemet flagger umiddelbart eventuelle avvik, slik at kun korrekte fakturaer går videre til betaling. Dette gir deg full kontroll og reduserer behovet for manuell kontroll til et minimum.

3. En uforutsigbar og rotete godkjenningsflyt

Problemet: Hvor er fakturaen nå? Ligger den hos en leder som er på reise? Har den blitt sendt til feil person? Når godkjenningsprosessen er manuell og uoversiktlig, blir fakturaer liggende, noe som fører til purregebyrer og tap av muligheter for tidligbetalingsrabatt.

Løsningen: Definer en digital, automatisert arbeidsflyt. Med Compello sendes hver faktura automatisk til riktig godkjenner basert på forhåndsdefinerte regler, som beløpsgrenser, avdeling eller prosjekt. Godkjennere blir varslet på e-post og kan attestere fakturaen med et par klikk – selv fra mobilen. Resultatet er en raskere, mer forutsigbar prosess uten flaskehalser.

4. Mangel på kontroll

Problemet: Uten et sentralt system er det nesten umulig å ha full oversikt. Hvor mye skylder dere per i dag? Hvilke fakturaer nærmer seg forfall? Denne mangelen på innsikt gjør det vanskelig å styre likviditeten og gir en konstant følelse av å henge etter.

Løsningen: Få full oversikt med et sanntids-dashboard. Compello gir deg et visuelt og intuitivt dashbord som viser status på alle fakturaer i sanntid, kommende fakturaer, automatiserignsgrad og behandlingstid. Du kan enkelt se hvor en faktura befinner seg i prosessen, identifisere flaskehalser og hente ut rapporter for bedre økonomisk planlegging. Dette gir deg den kontrollen du trenger for å ta smartere, datadrevne beslutninger.

Ta tilbake kontrollen over fakturaprosessen

Å eliminere faktura-avvik handler om mer enn å spare penger på purregebyrer. Det handler om å frigjøre tid, redusere frustrasjon og gi deg og ditt team mulighet til å fokusere på verdiskapende arbeid. Ved å automatisere og digitalisere fakturaprosessen med en løsning som Compello, bytter du ut brannslukking med forutsigbarhet og kontroll.

Er du klar for en enklere og mer effektiv hverdag?

Avtal en uforpliktende prat med en av våre rådgivere.

Book demo