<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=320833&amp;fmt=gif">

Compello-bloggen

Compello-bloggen vänder sig till dig som är CFO eller som arbetar för att förbättra er ekonomiavdelning. Här delar vi med oss av våra kunskaper om hur smarta digitaliserings- och automatiseringslösningar hjälper er att få bättre kontroll och arbeta mer effektivt.

Varför ska man räkna hur många fakturor kollegorna hanterar?

Picture of Jøril Elisabeth Aas Pedersen

Written by Jøril Elisabeth Aas Pedersen

Head of Customer Excellence i Compello

Hur många fakturor personalen klarar av att behandla ger en fingervisning om hur väl ekonomiavdelningen fungerar. De bästa har en högre grad av automatisering och digitalisering och är även billigare i drift. Var placerar ni er?

"Den digitala revolutionen har skapat en rad effektiviserande möjligheter för ekonomifunktionen. Att utnyttja möjligheten med ERP-system, införa e-fakturor, digitalisera budget-, prognos- och rapporteringsrutiner är områden som har stor påverkan på kostnadsnivån."

De bästa behandlar fyra gånger fler fakturor

Citatet kommer från rapporten "Tar du styrningen?" där PwC har gjort den mest noggranna kartläggning vi hittat av effektiviteten på ekonomiavdelningar i Norge. De kom bland annat fram till att de bästa 25 procenten hanterade nästan fyra gånger så många ingående fakturor per anställd jämfört med de 25 sämsta.

Ja, du läste rätt: Fyra gånger så många ingående fakturor. Hur går det till?

LÄS OCKSÅ: Du kan spara stora belopp genom att automatisera fakturahanteringen

Digitalisering avgörande för kostnadsnivån

Rapporten drar slutsatsen att det finns ett starkt samband mellan ekonomiavdelningens digitaliseringsgrad, hur effektivt personalen arbetar och hur mycket de kostar företaget.

Compellos tumregel är att det tar 25 minuter att behandla och godkänna en pappersfaktura, tolv minuter att behandla en faktura som sänds som bilaga via e-post – och sju minuter att behandla en faktura från Svefaktura.

Digitaliseringsgraden säger något om hur bra företaget är på att utnyttja ERP-systemet, om det utförs manuella arbetsuppgifter och om man har lyckats integrera olika system. System för fakturamottagning och attestering är vanliga exempel på sådana system. De bästa 25 procenten har en digitaliseringsgrad på 4,2 av 6 möjliga, övriga ligger på 3,3.

PwC har mätt ekonomifunktionernas kostnadsnivå i procent av företagets omsättning. De 25 procenten med lägst kostnader har en kostnadsnivå som utgör 0,53 procent av omsättningen, medan övriga ligger runt 1,64 procent. Alltså kostar de bästa en tredjedel så mycket som de andra.

LÄS OCKSÅ: Så effektivt kan företaget motta och godkänna fakturor

(Texten fortsätter under bilden)

AdobeStock_132811862

54 procent av företagen har introducerat fakturamottagning i elektroniskt format (e-faktura), men totalt är andelen ingående e-fakturor bara 12 procent.

 

E-fakturor är nyckeln till effektivisering

Vad avgör kostnadsnivån? Rapporten från PwC pekar på flera faktorer, bland annat att det är betydligt mindre resurskrävande att hantera en ingående e-faktura än andra fakturatyper.

"Vår undersökning visar att de mest kostnadseffektiva företagen har infört e-fakturor och är bäst på att hantera ingående fakturor. De anställda som är involverade i fakturamottagningen behandlar nästan dubbelt så många ingående fakturor jämfört med andra företag, och till ett betydligt lägre pris per faktura."

Compellos tumregel är att det tar 25 minuter att behandla och godkänna en pappersfaktura, tolv minuter att behandla en faktura som sänds som bilaga via e-post – och sju minuter att behandla en faktura från Svefaktura.

Utöver mottagandet av ingående fakturor slår PwC fast att det är viktigt att digitalisera följande tre processer som är kopplade till fakturahanteringen:

  • Registrering av ingående fakturor i separata system samt själva konteringen/bokföringen
  • Tilldelning av attestant/godkännare av ingående fakturor samt uppföljning av icke godkända/attesterade fakturor
  • Betalning av fakturor – helt automatiskt när fakturan godkänns i systemet i stället för manuell registrering av betalningar i internetbank

LÄS OCKSÅ: Så tolkar vi fakturan så att ekonomipersonalen slipper

Stor förbättringspotential

Rapporten visar på en stor förbättringspotential:

  • 54 procent av företagen har introducerat fakturamottagning i elektroniskt format (e-faktura), men totalt är andelen ingående e-fakturor bara 12 procent.
  • Bara hälften av deltagarna i undersökningen har digitaliserat hanteringen av reseräkningar. De 25 procent av ekonomiavdelningarna som var mest kostnadseffektiva i undersökningen använder reseräkningsmoduler och har automatiserat datainsamlingen där så är möjligt.

Dags för ett samtal om hur ni behandlar inkommande fakturor?

Boka en demo och se hur du kan effektivisera din fakturahantering

Prenumerera på Compello-bloggen