<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=320833&amp;fmt=gif">

Compello-bloggen

Compello-bloggen vänder sig till dig som är CFO eller som arbetar för att förbättra er ekonomiavdelning. Här delar vi med oss av våra kunskaper om hur smarta digitaliserings- och automatiseringslösningar hjälper er att få bättre kontroll och arbeta mer effektivt.

Sju synder: Fällorna du bör undvika när du väljer faktureringslösning

Picture of Jøril Elisabeth Aas Pedersen

Written by Jøril Elisabeth Aas Pedersen

Head of Customer Excellence i Compello

Att välja en ny lösning för fakturautskick är ett stort och viktigt beslut för ett företag. När ni ska bedöma för- och nackdelar är det enkelt att hitta fördelarna. Men det handlar även om att minimera och förebygga problem. Här är listan med de mest uppenbara fallgroparna.

1. Långsam och dyr implementering

När företaget undertecknat köpavtalet för den tekniska lösningen, hur lång tid tar det då – och vad måste göras – innan den första fakturan kan skickas ut? Höga och dolda konsultkostnader är ett av problemen. Ni förlorar tid och skapar stress samtidigt som företaget riskerar onödig likviditetsbelastning om faktureringen försenas.

2. Dyra uppdateringar

Akta dig för ordet "skräddarsydd" – ibland är "konfektion" ett mer positivt laddat ord. Ju fler specialanpassningar ni måste ha, desto mer komplicerat blir det vanligen att uppdatera faktureringslösningen. Troligtvis blir det även dyrare eftersom det är väldigt få leverantörer som har förutsättningar att utföra jobbet.

3. Dålig support

Här gäller samma orsak och logik som i föregående punkt. Vad händer om en eller flera personer hos den systemleverantör som implementerat och anpassat faktureringslösningen slutar? Risken för sämre och dyrare kundsupport blir då överhängande! Alternativet är att välja mer standardiserade lösningar som driftas i molnet, gärna med stöd av ett eget kundteam hos leverantören. Då jobbar ni och leverantören i samma it-miljö, med alla fördelar som det innebär i form av snabb och bra problemlösning.

(Texten fortsätter under bilden)

AdobeStock_97269341

För att företaget ska kunna dra nytta av alla fördelar med en ny faktureringslösning är det viktigt att den fungerar ihop med och kan hämta nyckeldata från ERP-systemet. 

4. Uteblivna uppgraderingar 

Det är en viktig skillnad mellan uppdateringar och uppgraderingar. För oss handlar det sistnämnda om större funktionella förbättringar av en it-lösning. Ofta är uppgraderingar ett resultat av innovation. En it-leverantör som specialiserar sig på fakturor fokuserar sin produktutveckling på att ligga steget före marknaden och kundernas förväntningar.

5. Instabil funktionalitet

I dag är det smart att välja en faktureringslösning som driftas i molnet eftersom lösningar som ligger på lokala servrar har lägre upptid. Lokala servrar har också större problem att klara av tillfälliga belastningstoppar, exempelvis i samband med månatlig kundfakturering.

6. Bristfällig integration mot ERP-systemet

För att företaget ska kunna dra nytta av alla fördelar med en ny faktureringslösning är det viktigt att den fungerar ihop med och kan hämta nyckeldata från ERP-systemet. Om integrationen inte fungerar väl riskerar ni att drabbas av höga konsultkostnader för anpassning eller dålig funktionalitet efter drifttagandet – eller i värsta fall både och.

7. GDPR-problem

Företag som riktar sig till och fakturerar privatkunder förfogar ofta över känsliga personuppgifter. Det kan röra sig om information som kunderna lämnat, vad ni sålt till dem, när, i vilken mängd och andra uppgifter. Avsätt resurser för att hantera kundernas rätt att få veta vilka personuppgifter ni lagrar, varför ni gör det, hur uppgifter kan raderas och överföras. Det kan bli dyrt om man inte uppfyller GDPR-kraven.

Listan är inte fullständig och skulle kunna göras längre. Men fakturering ska först och främst vara något positivt för CFO, företaget, kunderna och de medarbetare som dagligen jobbar med det. Vill du prata om hur bra faktureringen skulle kunna fungera?

Läs också vår lista över vad som är viktigt att tänka på när man ska välja en ny faktureringslösning. 

Se hur Compello effektiviserar fakturahanteringen

Prenumerera på Compello-bloggen