<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=320833&amp;fmt=gif">

Compello-bloggen

Compello-bloggen vänder sig till dig som är CFO eller som arbetar för att förbättra er ekonomiavdelning. Här delar vi med oss av våra kunskaper om hur smarta digitaliserings- och automatiseringslösningar hjälper er att få bättre kontroll och arbeta mer effektivt.

Därför är manuell fakturering dyrare än du tror

Picture of Espen Veierød

Written by Espen Veierød

Chief Operating Officer i Compello

Direkta kostnader, indirekta kostnader, dolda kostnader: Många företag är inte medvetna om hur mycket resurser de faktiskt lägger på kundfakturering. Den som räknar på ROI för en smart faktureringslösning kommer att bli positivt överraskad.

För att kunna beräkna kostnader för fakturering måste man för det första veta exakt vilka kostnader som är kopplade till faktureringsprocessen. För dem som använder papper och e-postbilagor är det mycket som oftast inte ens tas med i beräkningen.

Det har gjorts ett antal studier som visar vad e-fakturering kostar jämfört med mindre automatiserade alternativ, och de uppskattade besparingarna varierar mellan hela 60 och 90 procent. Så, på vilket sätt påverkas kostnaderna av att man inte använder e-fakturering?

De flesta kostnader som kopplas till faktureringsprocessen utgörs av personalkostnader. Många av de här arbetsinsatserna är helt onödiga och skulle kunna omfördelas till betydligt mer produktiva uppgifter. 

(Texten fortsätter under bilden)

 AdobeStock_82675138

Det är också fullt möjligt att automatisera ytterligare, exempelvis kundernas förfrågningar gällande fakturakopior, att hitta beställningar, få korrekta priser från säljavdelningen, kontakta transportföretag, avstämma konton osv. 

Direkta kostnader

Vissa uppenbara och synliga kostnader kopplade till fakturahantering kan beräknas ganska enkelt:

  • Förbereda fakturautskick
  • Skriva ut och fysiskt kuvertera och frankera fakturor
  • Porto

Detta är kostnader som kan mätas i kronor. Många skulle även poängtera att den här sortens fakturering också påverkar miljön negativt.

Indirekta kostnader

Därefter blir beräkningarna svårare, inte minst för att de indirekta kostnaderna inte så enkelt kan fördelas på varje enskild faktura – för då skulle det ju vara direkta kostnader. Några av de indirekta kostnaderna är:

  • Ad hoc-problemlösning innan en faktura kan skickas ut, då ekonomipersonal ofta måste kontakta andra personer inom organisationen.
  • Kontoavstämning
  • Påminnelse
  • Lagring/arkivering
  • It-relaterade problem
  • Kreditnotor

Dolda kostnader

När faktureringen hanterasett mindre optimalt sätt drar företaget ofta på sig kostnader på andra områden:

  • Sämre likviditet än nödvändigt eftersom kunderna är sena med inbetalningarna
  • Kunder som lämnar eftersom de förväntar sig en högre grad av digitalisering och exempelvis hellre väljer leverantörer som använder Svefaktur.
  • Bokföringsfel
  • Lägre försäljning och kundnöjdhet eftersom resurser som kunde ha använts för försäljning, utveckling och kundsupport i stället måste läggas på "back office".

Felaktigt utnyttjande av arbetskraft

De flesta kostnader som kopplas till faktureringsprocessen utgörs av personalkostnader. Många av de här arbetsinsatserna är helt onödiga och skulle kunna omfördelas till betydligt mer produktiva uppgifter. Vissa problem skulle visserligen kunna åtgärdas med effektiviserade processer, men de flesta uppgifter försvinner inte förrän orderhanteringen och faktureringen blivit automatiserade.

Det är också fullt möjligt att automatisera ytterligare, exempelvis kundernas förfrågningar gällande fakturakopior, att hitta beställningar, få korrekta priser från säljavdelningen, kontakta transportföretag, avstämma konton osv.

LÄS OCKSÅ: Tretton anledningar att välja molnbaserad fakturering

Nyfiken på hur digitaliserad och automatiserad fakturering kan göra ditt företag bättre?

Boka en demo och se hur du kan effektivisera din fakturahantering

Prenumerera på Compello-bloggen